❓Avance ou acompte ?
Lorsqu’un de vos salariés vous demande de lui verser un montant en amont du versement de son salaire de fin de mois vous pouvez traiter cette demande de deux manières différentes :
Un acompte sur salaire permet, à partir du 15 du mois, de payer à votre salarié le travail déjà effectué. Hors accord d’entreprise spécifique, l’acompte est de maximum 50% du salaire net et sera déduit du salaire en totalité à la fin du mois.
- Tous les salariés ont droit à au moins un acompte sur salaire par mois.
- La demande d’acompte n’a pas à être motivée.
- Aucune cotisation sociale n’est prélevée sur l’acompte le jour du versement, ce traitement est fait sur le bulletin de salaire à la fin du mois.
Une avance sur salaire est un prêt consenti à votre salarié, remboursé via des retenues sur salaire qui peuvent s’étaler sur plusieurs mois afin de ne pas dépasser 10% du salaire net.
- Vous n’avez pas l’obligation d’accepter une avance sur salaire.
- Il faut souvent plusieurs mois pour se rembourser d’une avance sur salaire.
- Seules les retenues correspondants aux prélèvements mensuels sont visibles sur le bulletin de salaire.
- Nous vous recommandons de faire signer un document au salarié pour prouver l’existence de l’avance sur salaire.
Acompte | Avance sur salaire | |
Type de travail rémunéré | Travail déjà effectué | Avance sur le travail futur |
Droits du salarié | Il est obligatoire d’accepter la première demande d’avance sur salaire chaque mois | Non obligatoire |
Remboursement | Retenue sur le salaire net à la fin du mois | Retenue mensuelle sur les salaires des mois suivants l’avance, dans la limite de 10% du salaire net |
💳 Comment payer une avance ou un acompte ?
Le versement de l’avance ou de l’acompte sur salaire ne se fait pas dans malibou, vous pouvez verser le montant directement à votre salarié et nous vous recommandons de lui faire signer un document qui prouve que l’acompte ou l’avance a bien eu lieu.
Lorsque le montant est supérieur à 1500€ vous devez procéder par virement bancaire.
Une fois l’avance ou l’acompte fait, il est impératif de le déclarer dans malibou afin que nous puissions impacter automatiquement les futurs bulletins de salaire du salarié concerné.
📍 Accéder aux avances et acomptes dans malibou
Les avances et acomptes de l’entreprise sont visibles dans Eléments variables > Acomptes et avances.
Depuis cette page il vous est possible de :
- Créer un acompte ou une avance à prendre en compte en paie pour le mois en cours
- Passer d’un mois à l’autre pour voir quel salarié a quel montant prélevé chaque mois et à quel acompte ou avance il correspond.
Chaque ligne correspond à une retenue sur salaire, pour chaque retenue sur salaire vous retrouverez :
- si elle est associée à une avance ou à un acompte
- le salarié concerné
- la date à laquelle l’avance ou l’acompte a eu lieu
- le montant initial qui a été avancé au salarié
- le montant de la retenue associée (l’intégralité du montant dans le cas d’un acompte et potentiellement une partie du montant dans le cas d’une avance)
Vous pouvez également accéder aux acomptes et avances depuis la fiche d’un salarié, dans Éléments de paie > Acomptes et avances.
Il est pour le moment possible de supprimer uniquement les acomptes et avances n’ayant pas encore un statut Payé. En cas de question, contactez votre expert paie.
💬 Déclarer un acompte dans malibou
Pour déclarer un acompte rien de plus simple, nous avons simplement besoin du montant que vous avez versé au salarié et de la date de ce versement. Le montant sera automatiquement prélevé en net sur le prochain bulletin de salaire.
Vous pouvez si vous le souhaitez ajouter le justificatif du versement de l’acompte, vous pourrez ensuite le retrouver dans les documents du salarié dans la section “Justificatifs d’acompte et avance de salaire” ou directement sur la ligne de l’acompte dans le tableau.
- Un acompte créé par un administrateur prend directement le statut Acompte à payer. Le salarié reçoit un email l’informant de la création.
- Il est possible également de marquer directement l’acompte comme payé depuis la modale s’il a déjà été versé au salarié.
- Un acompte créé par un salarié prend le statut Acompte A valider. Il vous faudra alors traiter sa demande.
☑️ Valider un acompte
Un salarié peut créer lui-même une demande d’acompte. Celle-ci apparaît avec le statut À valider et une notification est envoyée aux administrateurs.
- Filtrez les déclarations au statut À valider.
- Ouvrez la demande concernée et vérifiez le salarié, le montant, la période et la retenue.
- Cliquez sur Valider ou Refuser, en ajoutant un commentaire si nécessaire.
Une demande validée devient un Acompte à payer.
Le salarié reçoit un email lorsque sa demande est validée ou refusée avec le commentaire.
💬 Déclarer une avance dans malibou
Lorsque vous déclarez une avance sur salaire, nous avons besoin :
- du montant avancé et la date à laquelle il a été avancé
- de l’échéancier de remboursement
Pour ajouter un mois supplémentaire afin d’échelonner votre remboursement, cliquez sur le “+ Ajouter une retenue sur le mois suivant”.
En cas de besoin vous pouvez toujours retirer un mois avec la poubelle à droite de la ligne correspondante.
La somme des retenues sur salaire doit correspondre au montant que vous avez avancé à votre salarié.
Vous pouvez si vous le souhaitez ajouter le justificatif du versement de l’avance, vous pourrez ensuite le retrouver dans les documents du salarié dans la section “Justificatifs d’acompte et avance de salaire” ou directement sur la ligne des retenues dans le tableau.
Seul un administrateur peut créer une avance sur salaire : il n'existe donc pas de statut "À valider" pour les avances, contrairement aux acomptes.
Une fois déclarée, l'avance passe directement au statut À payer, puis doit être marquée comme Payée une fois le versement confirmé auprès du salarié.
Si l’avance a déjà été versée au salarié, il vous est possible de marquer l’avance comme versée directement depuis la modale de création de l’avance.
💳 Marquer un acompte ou une avance comme payé
Afin de bien suivre le paiement de vos acomptes ou avances, il vous est possible de marquer un acompte ou une avance comme Payé.
Pour rappel ce paiement doit être fait en dehors de malibou.
malibou vous propose de générer un fichier de virement pour un ou plusieurs acomptes et avances au statut À payer afin de vous simplifier leur règlement. Une fois que nous nous sommes assurés que l’avance ou l’acompte a bien été versé, il nous sera alors bien possible de prendre en compte les retenues en paie associées pour les bulletins concernés.
🔐 Contrôler les déclarations avant la clôture
La clôture de paie est bloquée s’il reste :
- un acompte À valider ;
- un acompte À payer ;
- une avance À payer.
Avant de clôturer la période, vous devez donc valider ou refuser les demandes en attente, puis effectuer et/ou enregistrer les paiements effectués.
📊 Visualiser et exporter les retenues
Les acomptes et avances sont également disponibles dans Rapports, sous la catégorie Acomptes et avances.
Vous pouvez notamment exporter la liste des acomptes et avances avec la période de paie, les dates, les montants, le statut et les informations de validation.
N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.