Votre campagne d’entretiens est terminée ? Vous pouvez faire signer les comptes rendu de chaque entretien très facilement et gratuitement depuis malibou !
👩⚖️ Cadre légal
Pour l'entretien annuel, la loi n'impose pas de signature. Son absence n'est pas préjudiciable à l'employeur.
Pour l'entretien professionnel, la signature n'est pas obligatoire non plus, mais elle est fortement recommandée : elle permet de prouver que l'entretien a bien eu lieu en présence du salarié, ce qui peut s'avérer utile lors du bilan des 6 ans.
Le salarié a le droit de refuser de signer, mais cela ne remet pas en cause la validité du compte rendu.
Sources :
🌴 Faire signer les entretiens professionnels depuis malibou
Rendez-vous sur votre espace administrateur dans malibou pour lancer et suivre la signature des compte rendus de votre campagne d’entretiens.
🔎 Comment accéder au compte rendu d’un entretien ?
En tant qu’administrateur, depuis la liste de vos campagnes d’entretien vous pouvez accéder à la page de suivi d’une campagne en particulier. Depuis cette page vous pouvez :
- voir tous les entretiens qui font partie de cette campagne
- comprendre l’étape de revue à laquelle chaque entretien grâce à la colonne “Statut”
- et également suivre si l’entretien a été signé ou non grâce à la colonne “Signature”
Pour chaque entretien, vous pouvez :
- Visualiser le contenu en cliquant sur l'icône œil qui apparaît au survol de la ligne
- Télécharger le compte rendu depuis la page de détail de l'entretien
Une fois que le responsable de la revue a terminé l'entretien dans malibou, le compte rendu est automatiquement sauvegardé dans le dossier "Entretiens professionnels" du salarié concerné, accessible par vous comme par le salarié.
🔏 Comment faire signer un ou plusieurs entretiens ?
Seuls les entretiens au statut "Terminé" peuvent être envoyés pour signature. Pour qu'un entretien atteigne ce statut, le responsable de la revue doit sélectionner la date de l'entretien et cliquer sur "Terminer" pour confirmer qu'il n'y aura plus de modifications.
1️⃣ Envoyer un entretien pour signature
Depuis la page de suivi de la campagne, repérez l'entretien concerné et cliquez sur "Lancer la signature" dans le menu déroulant de la colonne Actions.
Vous pouvez alors choisir :
- le nombre de signataires : le collaborateur uniquement, ou le collaborateur et le responsable de la revue
- la mention à faire apparaître sur le document
Une fois envoyé, le premier signataire reçoit un email pour signer. Dès qu'il a signé, le second signataire est notifié par email à son tour.
A tout moment depuis la page de suivi de la campagne, vous serez informé grâce à la colonne “signature” de l’avancement des signatures.
🎢 Envoyer plusieurs entretiens pour signature
Pour envoyer plusieurs entretiens pour signature en une seule fois, sélectionnez-les grâce aux cases à cocher à gauche de chaque ligne du tableau. Le bouton "Envoyer pour signature" apparaît alors.
Vous choisissez ensuite pour l'ensemble de la sélection :
- le nombre de signataires (collaborateur seul, ou les deux participants)
- la mention souhaitée
⚡Comment savoir si les entretiens d’une campagne ont été signés ?
Depuis cette même page de suivi de la campagne, dans la colonne signature, vous pouvez savoir à tout moment si le process de signature est :
- En cours : le processus a été lancé. En passant la souris sur ce statut, vous pouvez savoir précisément où en est la signature : soit aucun participant n'a encore signé, soit le premier signataire a déjà signé et le second est en attente.
- Terminée : tous les signataires ont signé le document.
Une fois le document signé par tous les participants, les deux signataires reçoivent un email de confirmation pour les informer que le document est disponible.
Le compte rendu signé remplace également automatiquement la version sans signature dans le dossier "Entretiens professionnels" du salarié.
N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.