Votre campagne d’entretiens est terminée ? Vous pouvez faire signer les comptes rendu de chaque entretien très facilement et gratuitement depuis malibou !
👩⚖️ Cadre légal
Pour l’entretien annuel comme pour l’entretien professionnel, le code du travail n’impose pas de signature. L’absence de signature de l’entretien annuel n’est pas préjudiciable à l’employeur. À l’inverse, la signature des entretiens professionnels est fortement recommandée afin d’être en mesure de prouver leur bonne tenue et d’aborder sereinement l’état des lieux à venir.
En France, l’entretien professionnel doit être formalisé par un document écrit qui récapitule les points abordés et les décisions prises. Bien que la loi ne rende pas obligatoire la signature de ce document, il est fortement recommandé de le faire signer par les deux parties pour être en mesure de prouver que l’entretien a eu lieu en présence du salarié.
En ce qui concerne les entretiens d’évaluation, le salarié a le droit de refuser de signer le compte rendu de l’entretien, mais l’absence de signature ne remet pas en cause sa validité.
Sources :
🌴 Faire signer les entretiens professionnels depuis malibou
Rendez-vous sur votre espace administrateur dans malibou pour lancer et suivre la signature des compte rendus de votre campagne d’entretiens.
🔎 Comment accéder au compte rendu d’un entretien ?
En tant qu’administrateur, depuis la liste de vos campagnes d’entretien vous pouvez accéder à la page de suivi d’une campagne en particulier. Depuis cette page vous pouvez :
- voir tous les entretiens qui font partie de cette campagne
- comprendre l’étape de revue à laquelle chaque entretien se trouve grâce à la colonne “Statut”
- visualiser le contenu de chaque entretien en cliquant sur l’icon oeil qui apparait lorsque vous passez la souris sur la ligne
- et également suivre si l’entretien a été signé ou non grâce à la colonne “Signature”
Pour accéder au compte rendu d’un entretien il y a plusieurs moyens :
- vous pouvez le visualiser à tout moment en cliquant sur “voir l’entretien” sur la ligne de l’entretien en question sur la page de suivi
- depuis la page de détails de l’entretien, vous pouvez télécharger le compte rendu à tout moment
- enfin, au moment où le responsable de la revue termine l’entretien dans malibou, nous sauvegardons automatiquement le compte rendu dans les documents du salarié concerné, dans le dossier “entretiens professionnels”. Vous, comme le salarié, pouvez donc accéder au compte rendu final depuis ce dossier.
🔏 Comment faire signer un ou plusieurs entretiens ?
Seuls les entretiens terminés peuvent être envoyés pour signature dans malibou. Pour ça le responsable de la revue doit simplement, une fois que l’entretien a eu lieu, sélectionner la date de l’entretien et cliquer sur “terminer” pour confirmer qu’il n’y aura plus de modifications apportées au compte rendu.
Bien que le compte rendu soit suffisant pour prouver que l’entretien a eu lieu, vous pouvez décider de le faire signer par les participants depuis malibou. Pour ça il y a deux méthodes possibles selon si vous souhaitez faire signer tous les entretiens d’une campagne ou bien un entretien en particulier.
Dans les deux cas, rendez-vous dans votre espace administrateur, dans la page de suivi de la campagne concernée.
1️⃣ Envoyer un entretien pour signature
Une fois l’entretien concerné terminé, la colonne de statut contiendra le statut “terminé” et vous pourrez depuis la colonne “Actions” à droite de la ligne cliquer sur “Lancer la signature”. Après avoir choisi le ou les signatures, la mention et la position de la signature sur le document, vous pourrez envoyer le compte rendu de l’entretien pour signature.
Le premier signataire recevra un email pour signer le document, une fois qu’il aura signé le deuxième signataire sera informé par mail également.
A tout moment depuis la page de suivi de la campagne, vous serez informé grâce à la colonne “signature” de l’avancement des signatures en cours.
🎢 Envoyer plusieurs entretiens pour signature
Si vous souhaitez faire signer tous les entretiens de la campagne, nous vous conseillons d’attendre qu’ils soient tous terminés pour pouvoir tous les envoyer pour signature en quelques clics.
Une fois que tous les entretiens que vous souhaitez faire signer ont le statut “Terminé”, sélectionnez les grâce aux sélecteurs à gauche de chaque ligne du tableau. Cette sélection va faire apparaitre le bouton “Envoyer pour signature”.
Vous pourrez ensuite choisir si vous souhaitez faire signer l’entretien par un participant (le participant) ou deux (le participant et le responsable de la revue), ainsi que la mention de votre choix.
⚡Comment savoir si les entretiens d’une campagne ont été signés ?
Depuis cette même page de suivi de la campagne, dans la colonne signature, vous pouvez savoir à tout moment si le process de signature est :
- en cours (avec potentiellement un signataire sur deux qui a signé le compte rendu)
- terminé (les deux signataires ont signé l’entretien)
Une fois le compte rendu signé par tous les signataires, il va automatiquement remplacer le compte rendu sans signature dans le dossier “Entretiens professionnels” du salarié concerné.
N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.