Vous avez besoin d’extraire ou d’analyser des données RH ou de paie ? malibou met à votre disposition les données dont vous avez besoin, voici comment les trouver.
💽 Quelles données sont disponibles dans malibou ?
Tout d’abord de nombreux exports avec un format “standard” sont disponibles dans malibou :
🧾 Je cherche des informations comptables et de paie
Vos informations comptables et de paie sont remontées automatiquement dans vos documents Entreprise chaque mois quelques jours après la clôture de la paie. Vous trouverez dans le dossier “Documents comptables et de paie” :
- Le récapitulatif de clôture avec toutes les variables incluses
- Les OD de paie
- Le journal de paie
- Le détail des cotisations
- Les solde de repos (en jours et montants)
- Les DSN
Vous pouvez donner gratuitement un accès malibou à votre comptable : de cette manière il aura directement accès à tous ces documents clés en comptabilité.
🧑💻 Je cherche le registre unique du personnel
Qu’est-ce que le registre unique du personnel ?
Le Registre Unique du Personnel (RUP) est un document obligatoire dans toutes les entreprises, quel que soit leur effectif. Il recense tous les salariés (y compris les stagiaires et apprentis) dès leur embauche, afin d’assurer un suivi administratif et de faciliter les contrôles de l'Inspection du travail, de l'URSSAF et d'autres organismes.
Ce registre doit contenir des informations essentielles sur chaque salarié : nom, prénom, date d’embauche, type de contrat, emploi occupé, nationalité, etc. Il doit être tenu à jour et conservé pendant au moins 5 ans après le départ du salarié.
Son objectif principal est de lutter contre le travail dissimulé et de garantir la transparence de l’emploi au sein de l’entreprise.
Où le trouver dans malibou ?
Rendez-vous dans votre page “Indicateurs RH” et cliquer sur “Exports malibou”. Vous aurez alors accès à différents type d’exports standard dont le registre du personnel.
Votre registre du personnel sera à jour au moment où vous l’exportez et contient toutes les informations clés en cas de contrôle.
👛 Je cherche des informations de masse salariale
Vous pouvez également retrouver des informations de masse salariale dans les exports malibou, depuis la page “Indicateurs RH” > “Exports malibou”.
Dans la modale vous pouvez sélectionner “Éléments de paie par salarié par mois”, puis la période qui vous intéresse.
📃 Je souhaite exporter les bulletins de paie
Les bulletins sont disponibles à l’export par mois depuis l’onglet Clôture de paie > Bulletins :
Pour exporter tous les bulletins d’un seul salarié, rendez-vous dans son espace Documents > Bulletins de paie :
🕥 Je veux suivre le temps annuel travaillé
Pour les entreprises dont certains salariés ont des contrats annualisée (en heure ou forfait jour) et le suivi des temps activé dans malibou, nous avons construit un export standard qui permet d’avoir un suivi précis du temps travaillé pendant l’année.
Pour le trouver rendez-vous dans la page “Indicateurs RH” > “Exports malibou” puis “Simulation du temps travaillé annuel”.
Vous pourrez alors sélectionner une période qui peut comprendre si besoin des mois dans le futur. Vous trouverez dans cet export :
- les heures ou jours de travail effectif déjà réalisés
- les heures ou jours d’absence comptabilisés dans le décompte annuel
- mais également la simulation du temps travaillé dans le futur à partir du temps de travail contractuel
Cet export vous permet d’avoir un suivi précis du temps travaillé et une simulation dans le futur pour mieux anticiper les dépassements potentiels.
📈 Je veux exporter les données d’un indicateur RH
Les graphiques disponibles dans la page Documents et exports > Indicateurs RH peuvent être exportés directement depuis leur menu d’export.
Selon l’indicateur, vous pouvez télécharger :
- un fichier Excel contenant les données du graphique ;
- une image PNG du graphique.
Les exports Excel reprennent les données affichées dans le graphique et tiennent compte de la période ou de la date de référence sélectionnée.
Les indicateurs concernés peuvent notamment porter sur:
- le turnover
- l’effectif moyen mensuel
- la répartition par équipe
- la masse salariale
- la parité femmes-hommes
- l’écart salarial femmes-hommes
- l’absentéisme
🧩 Je veux construire un rapport personnalisé de données RH et variables de paie
Vous souhaitez sélectionner précisément les données RH ou les variables de paie à extraire ?
Le module Rapports vous permet de créer un rapport personnalisé, de prévisualiser les données sélectionnées, puis de télécharger le résultat au format Excel.
Pour y accéder:
- Dans le menu principal, ouvrez Documents et exports.
- Cliquez sur Rapports.
- Cliquez sur le bouton permettant de créer un rapport.
Depuis la page de création du rapport :
- Donnez un nom à votre rapport.
- Sélectionnez la période à analyser.
- Choisissez les catégories de données à inclure.
- Sélectionnez les champs souhaités dans chaque catégorie.
- Passez à l’étape de prévisualisation.
Chaque catégorie sélectionnée sera ajoutée dans un onglet distinct du fichier Excel.
Chaque catégorie sélectionnée peut être ajoutée dans un onglet distinct du fichier Excel. Les lignes contiennent les informations d’identification nécessaires pour vous permettre de croiser les données entre les différents onglets.
Avant de télécharger votre rapport, une étape de prévisualisation vous permet de vérifier les catégories et les champs sélectionnés.
- Vérifiez les onglets disponibles dans la prévisualisation.
- Contrôlez les colonnes présentes dans chaque onglet.
- Revenez à l’étape précédente si vous souhaitez modifier votre sélection.
- Téléchargez le rapport au format Excel.
Chaque type de donnée est présenté dans un onglet distinct du fichier Excel. Les colonnes exportées dépendent des champs sélectionnés lors de la création du rapport
Les données disponibles :
📩 Les informations salarié
Les informations d’identification du salarié que vous pouvez exporter sont celles disponibles dans malibou au moment de votre export, vous y trouverez notamment :
- Son matricule
- Nom
- Prénom
- Email (principal et secondaire)
- Numéro de tlééphone
- Adresse du domicile
- Informations bancaires
- La date de dernière visite médicale et la fréquence des visites
- Les différents contacts en cas d’urgence
- Informations du titre de séjour
- Le statut de complétude du profil salarié (incomplet s’il y a des éléments manquants)
- L’équipe à laquelle le salarié est rattaché
- Son responsable RH
- Le statut du contrat actif
👩💼 Les informations de contrat
La catégorie des contrats permet d’exporter les informations administratives et contractuelles des salariés. Vous pouvez inclure dans cet onglet :
- Les information de DPAE : si elle a été réalisée et à quelle date
- Les dates du contrat : date de début, de fin de période d’essai et de fin de contrat
- Les avenants : les différentes versions existantes du contrat avec les évolutions associées de salaire, poste, etc.
- Les détails du contrat, comme le poste, le salaire, la classification
- Le temps contractuel : le nombre d’heures ou de jours par semaine, les temps partiels…
- Le planning de travail d’une semaine type
- L’établissement auquel le contrat de travail est rattaché
Les informations contractuelles sont historisées lorsque les modifications ont été réalisées avec la fonction Avenant. En sélectionnant les avenants, vous pouvez donc retrouver les différentes versions du contrat.
Le filtre de période sélectionne les contrats actifs au moins un jour sur la période choisie.
🌴 Les absences et le télétravail
Cette section contient deux types d’informations différentes :
- Les soldes et acquisition de congé sont des informations non historisées : vous verrez le solde disponible sur le dernier bulletin de salaire pour tous les types de solde existants. L’acquisition correspond à l’acquisition annuelle de CP et de RTT paramétrée dans malibou.
- En sélectionnant type et période vous pourrez extraire toutes les demandes d’absences et de télétravail qui ont lieu sur la période sélectionnée, avec les détails associés (notamment les informations de validation).
🧾 Les notes de frais
En sélectionnant les informations de Notes de frais, vous pourrez retrouver :
- les dates de demande et de dépense
- la période de paie dans laquelle la note de frais a été payée
- les détails de la note de frais : nom, commentaire
- les montants (y compris les montants de TVA)
- les statuts de validation (qui a validé ou refusé la note de frais)
Le filtre de date sélectionne les notes de frais dont la date de dépense est incluse dans la période.
🚗 Les frais, avantages et primes
Enfin, sélectionner les colonnes de “Frais et primes” vous permet d’exporter sur la période sélectionnée toutes les variables de la section “éléments de paie” ainsi que les frais de transport domicile-travail. Pour chacune vous aurez :
- la catégorie (avantage, frais, frais de transport ou prime)
- le type
- la fréquence du remboursement ou de l’avantage
- les montants remboursés et totaux
Le filtre de date sélectionne les avantages, frais et primes qui sont rattachés à une des périodes de paye de la période sélectionnée.
La catégorie du temps de travail permet de sélectionner les données de suivi du temps disponibles dans malibou pour la période choisie.
Elle peut vous être utile si vous avez activé sur malibou le module de suivi et de déclaration des temps. Cet export vous permettra alors d’avoir un détail par semaine par salarié du temps de travail attendu et effectif qui a été déclaré, afin de mener vos propres analyses et bilans.
Pour tout autre besoin de données, vous pouvez bien sûr solliciter votre expert paie via le chat, nous faisons de notre mieux pour vous faciliter la vie !
N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴