Vous avez besoin d’extraire ou d’analyser des données RH ou de paie ? malibou met à votre disposition les données dont vous avez besoin, voici comment les trouver :
💽 Quelles données sont disponibles dans malibou ?
Tout d’abord de nombreux exports avec un format “standard” sont disponibles dans malibou :
🧾 Je cherche des informations comptables et de paie
Vos informations comptables et de paie sont remontées automatiquement dans vos documents Entreprise chaque mois quelques jours après la clôture de la paie. Vous trouverez dans le dossier “Documents comptables et de paie” :
- Le récapitulatif de clôture avec toutes les variables incluses
- Les OD de paie
- Le journal de paie
- Le détail des cotisations
- Les solde de repos (en jours et montants)
- Les DSN
Vous pouvez donner gratuitement un accès malibou à votre comptable : de cette manière il aura directement accès à tous ces documents clés en comptabilité.
🧑💻 Je cherche le registre unique du personnel
Qu’est-ce que le registre unique du personnel ?
Le Registre Unique du Personnel (RUP) est un document obligatoire dans toutes les entreprises, quel que soit leur effectif. Il recense tous les salariés (y compris les stagiaires et apprentis) dès leur embauche, afin d’assurer un suivi administratif et de faciliter les contrôles de l'Inspection du travail, de l'URSSAF et d'autres organismes.
Ce registre doit contenir des informations essentielles sur chaque salarié : nom, prénom, date d’embauche, type de contrat, emploi occupé, nationalité, etc. Il doit être tenu à jour et conservé pendant au moins 5 ans après le départ du salarié.
Son objectif principal est de lutter contre le travail dissimulé et de garantir la transparence de l’emploi au sein de l’entreprise.
Où le trouver dans malibou ?
Rendez-vous dans votre page “Analyses” et cliquer sur “Exporter vos données” > “Exports malibou”. Vous aurez alors accès à différents type d’exports standard dont le registre du personnel.
Votre registre du personnel sera à jour au moment où vous l’exportez et contient toutes les informations clés en cas de contrôle.
👛 Je cherche des informations de masse salariale
Vous pouvez également retrouver des informations de masse salariale dans les exports malibou, depuis la page “Analyses” > “Exporter vos données”.
Dans la modale vous pouvez sélectionner “Éléments de paie par salarié par mois”, puis la période qui vous intéresse.
🕥 Je veux suivre le temps annuel travaillé
Pour les entreprises dont certains salariés ont des contrats annualisée (en heure ou forfait jour) et le suivi des temps activé dans malibou, nous avons construit un export standard qui permet d’avoir un suivi précis du temps travaillé pendant l’année.
Pour le trouver rendez-vous dans la page “Analyses” > “Exporter vos données” puis “Simulation du temps travaillé annuel”.
Vous pourrez alors sélectionner une période qui peut comprendre si besoin des mois dans le futur. Vous trouverez dans cet export :
- les heures ou jours de travail effectif déjà réalisés
- les heures ou jours d’absence comptabilisés dans le décompte annuel
- mais également la simulation du temps travaillé dans le futur à partir du temps de travail contractuel
Cet export vous permet d’avoir un suivi précis du temps travaillé et une simulation dans le futur pour mieux anticiper les dépassements potentiels.
⚙️ Je veux construire un export personnalisé de données RH et variables de paie
Vous pouvez désormais construire votre propre export dans malibou !
Pour cela rien de plus simple :
- Rendez-vous dans la page “Analyses” > “Exportez vos données”
- Cette fois sélectionnez “Exports personnalisés”
- Depuis cette modale vous pouvez
- Nommer votre fichier personnalisé
- Sélectionner la période qui vous intéresse
- Puis sélectionner les types de données de votre choix
Chaque type de donnée sera ajouté dans un onglet distinct du même fichier excel. Chaque ligne contiendra toujours les éléments d’identification du salarié de manière à ce que vous puissiez facilement croiser les données.
Les colonnes de votre export dépendent des cases que vous aurez cochées dans la modale : les données sélectionnées seront présentes dans votre export.
Les données disponibles :
📩 Les informations salarié
Les informations d’identification du salarié que vous pouvez exporter sont celles disponibles dans malibou au moment de votre export, vous y trouverez notamment :
- Son matricule
- Nom
- Prénom
- Adresse du domicile
- Informations bancaires
- La date de dernière visite médicale et la fréquence des visites
- Les différents contacts en cas d’urgence
- Le statut de complétude du profil salarié (incomplet s’il y a des éléments manquants)
- L’équipe à laquelle le salarié est rattaché
- Son responsable RH
- Contrat actif : pour distinguer facilement les salariés encore présents dans l’entreprise de ceux qui l’ont quittée
Le filtre de date ne s’applique pas à cet onglet.
👩💼 Les informations de contrat
Les informations de contrat sont historisées si vous êtes bien passés par la fonction “avenant” au moment de modifier les informations du contrat. Si vous sélectionnez le type de donnée “avenants” vous aurez accès dans l’export à toutes les différentes versions du contrat pour pouvoir reconstituer l’historique. Si vous sélectionnez le détail des contrats sans cocher les avenants, les informations présentent seront les informations actuelles du contrat.
Vous pouvez inclure dans cet onglet :
- Les information de DPAE : si elle a été réalisée et à quelle date
- Les dates du contrat : date de début, de fin de période d’essai et de fin de contrat
- Les avenants : les différentes versions existantes du contrat avec les évolutions associées de salaire, poste, etc.
- Les détails du contrat, comme le poste, le salaire, la classification
- Le temps contractuel : le nombre d’heures ou de jours par semaine, les temps partiels…
- Le planning de travail d’une semaine type
- L’établissement auquel le contrat de travail est rattaché
Le filtre de date sélectionne les contrats actifs au moins un jour sur la période.
🌴 Les absences et le télétravail
Cette section contient deux types d’informations différentes :
- Les soldes et acquisition de congé sont des informations non historisées : vous verrez le solde disponible sur le dernier bulletin de salaire pour tous les types de solde existants. L’acquisition correspond à l’acquisition annuelle de CP et de RTT paramétrée dans malibou.
- En sélectionnant type et période vous pourrez extraire toutes les demandes d’absences et de télétravail qui ont lieu sur la période sélectionnée, avec les détails associés.
🧾 Les notes de frais
En sélectionnant les informations de Notes de frais, vous pourrez retrouver :
- les dates de demande et de dépense
- la période de paie dans laquelle la note de frais a été payée
- les détails de la note de frais : nom, commentaire
- les montants (y compris les montants de TVA)
- les statuts de validation (qui a validé ou refusé la note de frais)
Le filtre de date sélectionne les notes de frais dont la date de dépense est incluse dans la période.
🚗 Les frais, avantages et primes
Enfin, sélectionner les colonnes de “Frais et primes” vous permet d’exporter sur la période sélectionnée toutes les variables de la section “éléments de paie” ainsi que les frais de transport domicile-travail. Pour chacune vous aurez :
- la catégorie (avantage, frais, frais de transport ou prime)
- le type
- la fréquence du remboursement ou de l’avantage
- les montants remboursés et totaux
Le filtre de date sélectionne les avantages, frais et primes qui sont rattachés à une des périodes de paye de la période sélectionnée.
Pour tout autre besoin de données, vous pouvez bien sûr solliciter votre expert paie via le chat, nous faisons de notre mieux pour vous faciliter la vie !
N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴