Vous passez du temps à l’arrivée de chaque nouveau salarié à créer un contrat de travail ? La génération de documents de malibou va vous libérer l’esprit 🧘♀️
🎨 Comment créer un modèle ?
Rendez-vous dans la section “Documents” de votre espace administrateur, dans la page “Modèles”. Vous pourrez depuis cette page créer autant de nouveaux modèles que vous le souhaitez.
Un modèle de document est un système de “texte à trou” qui sera complété automatiquement par les informations d’un salarié donné lorsque vous souhaiterez générer un document à partir de ce modèle.
Comment procéder ?
1️⃣ Copiez-collez votre modèle actuel dans l’éditeur
Vous pouvez tout sélectionner sur votre document word et copier le contenu dans l’éditeur malibou.
Si le format ne correspond pas exactement, vous pouvez faire les ajustements nécessaires avec les fonctions de l’éditeur malibou.
2️⃣ Placez les variables malibou
Parcourez votre document pour ajouter une variable à chaque endroit où une information salarié ou entreprise est attendue. Vous avez deux options possibles pour ajouter une variable :
- Option 1 : placez votre curseur à l’endroit désiré puis cliquez sur la variable correspondante dans l’encart de droite - elle va s’ajouter automatiquement dans le document
- Option 2 : placez votre curseur à l’endroit désiré puis tapez “@” suivi du nom de la variable. Une fois la variable trouvée, cliquez sur la touche “entrée” pour l’ajouter dans le document
3️⃣ Ajoutez des variables personnalisées
Vous aurez parfois besoin d’intégrer dans vos documents contractuels des informations qui ne sont pas disponibles dans malibou, par exemple :
- la description du poste
- le salaire annuel
Pour ça vous pouvez utiliser une variable personnalisée :
- placez votre curseur dans l’éditeur à l’endroit où vous voulez ajouter la variable
- tapez “@” puis le nom que vous souhaitez donner à la variable (par exemple “@description de poste”)
- cliquez sur le nom en question dans la liste déroulante : la variable a bien été créée, vous pouvez la voir dans l’encart de variables personnalisées sur le panneau de droite
Une fois créé la variable personnalisée peut être réutilisé plusieurs fois dans votre modèle.
Lors de la génération d’un document, vous pourrez compléter le contenu de cette variable.
4️⃣ Choisissez le pied de page
Vous pouvez ajouter un pied de page dans votre document, avec 3 options :
- la pagination
- une image
- du texte
Félicitations, vous n’avez plus qu’à sauvegarder votre modèle que vous pourrez réutiliser à l’infini !
✨ Bonus : ajouter votre logo sur le document
Les images doivent être ajoutées via un lien public, pour ça rien de plus simple : vous pouvez vous rendre sur votre site web, clic droit sur le logo puis “copier l’adresse de l’image”.
Vous n’avez plus qu’à copier ce lien dans l’éditeur malibou !
- soit dans le pied de page
- soit directement via l’ajout d’image
📃Comment créer le contrat d’un nouveau salarié ?
Nous prenons ici l’exemple du contrat de travail mais vous pouvez évidemment créer des modèles pour tout type de document qui utilise des éléments contractuels du salarié (promesse d’embauche, renouvellement de période d’essai…)
Depuis la fiche du salarié, vous pouvez cliquer en haut à droite sur “Générer un document”, ensuite :
- vous n’avez plus qu’à choisir le modèle de votre choix
- les variables sont automatiquement remplacées
- pensez à compléter le contenu pour vos variables personnalisées puis cliquez sur “actualiser les variables” pour qu’elles se mettent à jour dans le document
- c’est terminé ! Cliquez sur “Générer le document”
Le nouveau document est automatiquement ajouté dans les éléments contractuels du salarié au format PDF, vous pouvez directement l’envoyer pour signature.
N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.