Les frais professionnels et les avantages en nature désignent des dépenses que vous remboursez ou que vous faites pour vos salariés. Ces montants doivent être intégrés dans leur fiche de paie :
- les frais professionnels sont ajoutés au montant versé à votre salarié et ne sont pas soumis à cotisation
- les avantages en nature font partie de sa rémunération brute
Bonne nouvelle, vous pouvez les déclarer directement dans malibou 🌴 pour qu’ils soient intégrés automatiquement dans les fiches de paie de vos salariés !
🚗 Frais professionnel ou avantage en nature ?
Les frais professionnels sont des dépenses faites par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Ces frais lui sont, à ce titre, remboursés par l'employeur. Ces dépenses ne sont pas intégrées à la rémunération du salarié et ne sont pas soumises à cotisation. Ce sont par exemple des frais de restauration, de déplacement, vestimentaires…
Les avantages en nature sont des biens ou des services fournis au salarié par son employeur gratuitement ou moyennant une participation inférieure à leur valeur réelle. Ces avantages font partie de son contrat de travail au même titre que son salaire. Le salarié fait l'économie de frais qu'il aurait dû normalement supporter. L'avantage consenti est dès lors soumis à cotisations.
🧾 Frais professionnel au forfait ou note de frais ?
Les frais professionnels peuvent être remboursés au réel ou au forfait.
- Le remboursement au réel correspond au remboursement d’une dépense qui a réellement été faite par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle et qui est justifiée par une facture. C’est le cas par exemple d’un petit déjeuner d’équipe, d’un billet de train, d’un achat de licence pour l’entreprise, d’une indemnité kilométrique…
- Le remboursement au forfait permet de rembourser aux salariés les dépenses faites dans le cadre de leur activité professionnelle via des montant forfaitaires. Les seuils d’exonération de cotisation sont définis par l’URSSAF. C’est le cas par exemple de l’indemnité de télétravail, NTIC et de transport.
Nous vous recommandons de faire déclarer par vos salariés sous forme de notes de frais toutes les dépenses qui ne sont pas calculées au forfait et qui demandent donc de pouvoir fournir un justificatif en cas de contrôle. Néanmoins si certains de vos salariés ont des dépenses réelles qui sont récurrentes (le même montant chaque mois), les déclarer en frais professionnel vous permettra de gagner du temps car la dépense sera intégrée automatiquement chaque mois, vous pourrez également y ajouter un justificatif.
👀 Visualiser les frais et avantages en nature sur une période de paie
Dans le menu de gauche “Variables de paie” vous pouvez retrouver une nouvelle page “Avantages et frais” qui vous permet de visualiser tous les frais et avantages que vous avez déjà paramétrés pour votre entreprise.
Vous pouvez passer d’un mois à l’autre grâce aux flèches qui entourent le mois en cours sous le titre de la page.
Pour les mois qui sont déjà clôturés, cette page vous permet seulement de visualiser les frais, tandis que pour le mois non clôturé vous pouvez supprimer des frais existants et ajouter de nouveaux frais.
Au moment de la clôture de la paie à la fin du mois, vous pourrez visualiser tous les frais professionnels et avantages associés à la période de paie dans l’étape 3/ Variables, section “Avantages et frais”. Vous pourrez depuis cette étape ajouter de nouveaux frais et en supprimer si nécessaire. Au moment du récapitulatif, la colonne “Avantage et frais” contient une somme de tous les avantages et frais du mois pour le salarié.
➕Ajouter un nouveau frais professionnel ou un avantage en nature
Vous pouvez ajouter un nouveau frais en cliquant sur le bouton bleu en haut à droite “+ Avantage ou frais”, vous devrez ensuite choisir :
- la ou les personnes qui vont bénéficier de l’avantage ou du frais
- la fréquence à laquelle il sera pris en compte : ponctuelle pour une prise en charge unique sur le mois sur lequel vous vous trouvez, ou mensuelle pour intégrer ce frais ou cet avantage tous les mois
- le nom du frais ou de l’avantage en nature pour le retrouver facilement
Pour gagner du temps, vous pouvez ajouter un frais professionnel ou un avantage en nature pour plusieurs de vos salariés en même temps en sélectionnant plusieurs personnes dans la fenêtre de création.
Vous pouvez ajouter un justificatif associé aux avantages en nature et frais professionnels que vous paramétrez, ce justificatif est optionnel tandis qu’il est obligatoire dans le cas d’une note de frais.
Vous devrez ensuite choisir le type de frais professionnel ou avantage parmi les options suivantes :
- frais de télétravail ou NTIC
- frais de déplacement
- avantage en nature véhicule
- avantage en nature nourriture
Le frais de télétravail ou NTIC
Le frais de télétravail ou NTIC fait partie de la même catégorie car ces deux frais sont non cumulables et permettent d’indemniser des dépenses qui se recoupent.
En ce qui concerne le télétravail vous pouvez l’indemniser de trois manières :
- au réel en remboursant une dépense du salarié : dans ce cas nous vous recommandons de passer par des notes de frais
- en fonction du nombre de jours de télétravail : dans ce cas contactez nous via le chat, nous pouvons calculer automatiquement le montant en fonction du nombre de jours de télétravail
- au forfait : le montant forfaitaire mensuel non soumis à cotisation est de maximum 59,4€ pour le télétravail
En ce qui concerne les dépenses NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication), vous pouvez les indemniser de deux manières :
- au réel : si ça correspond à une dépense ponctuelle comme l’achat d’une licence nous vous recommandons de passer par une note de frais. Si cette dépense est récurrente comme le remboursement partiel d’un forfait téléphonique ou internet, vous pouvez le déclarer dans les frais professionnels NTIC pour éviter d’avoir à faire une note de frais chaque mois. Nous vous conseillons d’inclure un justificatif pour pouvoir prouver cette dépense.
- au forfait : le montant forfaitaire mensuel non soumis à cotisation est de maximum 53,5€ pour les frais NTIC
Le frais de déplacement
La plupart des frais de déplacement doivent être déclarés par le salarié avec une facture justificative :
- pour les transports domicile-travail il faut les déclarer dans la section Transport
- pour les transports professionnels (salon, visite d’un client) il faut passer par une note de frais, notamment pour les dépenses de carburant, de parking ou pour les indemnités kilométriques
Néanmoins si vous avez un accord avec votre salarié pour rembourser ses déplacements professionnels sous forme d’un forfait mensuel récurrent, vous pouvez déclarer ce montant depuis la section avantages et frais de malibou.
L’avantage en nature véhicule
L’avantage en nature véhicule concerne la mise à disposition de votre salarié d’un véhicule de fonction. Un certain nombre de critères permettent de déterminer le montant mensuel de cet avantage en nature, n’hésitez pas à contacter votre gestionnaire de paie via le chat pour qu’il vous aide à le calculer.
Au 1er février 2025, le montant à prendre en compte est :
L’entreprise est prioritaire du véhicule
Le véhicule est électrique
Le véhicule a moins de 5 ans
Montant de l’avantage en nature =
- 30% * 15% * (prix d’achat TTC) si le résultat < 4 582€
- 15% * (prix d’achat TTC) - 4 582€ sinon
Le véhicule a plus de 5 ans
Montant de l’avantage en nature =
- 30% * 10% * (prix d’achat TTC) si le résultat < 4 582€
- 10% * (prix d’achat TTC) - 4 582€ sinon
Le véhicule n’est pas électrique
L’entreprise prend en charge le carburant
Le véhicule a moins de 5 ans
15% du prix d’achat TTC + frais réels de carburant utilisé à des fins personnelles (frais réels) OU 20% du prix d’achat TTC (forfait)
Le véhicule a plus de 5 ans
10% du prix d’achat TTC + frais réels de carburant utilisé à des fins personnelles (frais réels) OU 15% du prix d’achat TTC (forfait)
L’entreprise ne prend pas en charge le carburant
Le véhicule a moins de 5 ans
15% du prix d’achat TTC du véhicule, de l’assurance et de l’entretien
Le véhicule a plus de 5 ans
10% du prix d’achat TTC du véhicule, de l’assurance et de l’entretien
L’entreprise loue le véhicule
Le véhicule est électrique
Montant de l’avantage en nature =
- 30% * 50% * (prix de la location TTC) si le résultat < 4 582€
- 50% * (prix de la location TTC) - 4 582€ sinon
Le véhicule n’est pas électrique
L’entreprise prend en charge le carburant
67% du prix TTC de la location, de l’assurance, de l’entretien et du carburant (forfait) OU 50% du prix TTC de la location et de l’assurance + frais réels
L’entreprise ne prend pas en charge le carburant
50% du prix TTC de la location, de l’assurance et de l’entretien du véhicule
Achat moins de 5 ans | Achat plus de 5 ans | Location | |
Electrique | 15% du prix d’achat TTC après abattement de 70% dans la limite de 4 582€ | 10% du prix d’achat TTC après abattement de 70% dans la limite de 4 582€ | 50% du prix de location TTC après abattement de 70% dans la limite de 4 582€ |
Non électrique sans carburant | 15% du prix d’achat TTC | 10% du prix d’achat TTC | 50% du prix de location TTC |
Non électrique avec carburant | 20% du prix d’achat TTC (forfait) ou 15% du prix d’achat TTC + frais réels | 15% du prix d’achat TTC (forfait) ou 10% du prix d’achat TTC + frais réels | 67% du prix de la location TTC (forfait) ou 50% du prix de la location TTC + frais réels |
⚠️ Attention, l’abattement de 70% plafonné à 4 582€ concernant les véhicules électriques n’est applicable que si le véhicule obtient un score environnemental supérieur à 60 points. Pour calculer le score environnement d’un véhicule, rendez-vous sur le site de l’ADEME : https://score-environnemental-bonus.ademe.fr/
L’avantage en nature nourriture
Vous pouvez indemniser vos salariés de différentes manières pour ses repas quotidiens :
- En mettant à disposition des titres restaurants : contactez nous via le chat pour les mettre en place dans malibou
- Avec des paniers repas : contactez nous via le chat pour les mettre en place dans malibou
- Avec un avantage en nature : si par exemple vous achetez les repas vous même
Dans ce troisième cas vous pouvez déclarer le montant mensuel de l’avantage en nature pour chaque salarié dans la section avantage en nature de malibou. N’hésitez pas à nous contacter pour confirmer que votre avantage en nature véhicule sera pris en compte de la bonne manière dans la fiche de paie.
❌ Supprimer un avantage ou un frais mensuel
Lorsque vous supprimez un frais qui a été paramétré comme récurrent, c’est à dire un frais qui est pris en compte chaque mois, vous avez deux options :
- supprimer uniquement la valeur du mois sur lequel que vous vous trouvez : la valeur ne sera donc pas présente sur le bulletin du mois en question, mais le frais ou l’avantage sera de nouveau présent pour les mois suivants
- supprimer pour le mois en cours et tous les suivants : dans ce cas le frais ou l’avantage disparaitra pour la paie en cours et toutes les suivantes.
👩💼 Voir les frais et avantages d’un collaborateur
Au niveau de la page d’un salarié, vous pouvez retrouver chaque mois ses avantages en nature et ses frais professionnels dans la section “Eléments de paie” > “Avantages et frais”.
Vous pouvez également ajouter un nouvel avantage ou un nouveau frais professionnel pour la période de paie en cours directement depuis cette page.
N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.