Le contrat d’un de vos salariés est interrompu ou arrive à son terme ? Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre dans malibou.
💡 Informations utiles sur le solde de tout compte
📃 Qu’est-ce qu’un solde de tout compte ?
À l'occasion de la rupture du contrat de travail du salarié ou à la fin de son contrat de travail, l'employeur remet au salarié des documents de fin de contrat. L'employeur tient à la disposition du salarié dans l'entreprise un certificat de travail, un solde de tout compte et une attestation France travail.
Le solde de tout compte est un document rédigé par l'employeur qui fait l'inventaire des sommes versées à l'occasion de la rupture du contrat de travail (licenciement, démission, départ à la retraite, fin de contrat à durée déterminée notamment).
🧭 Est-il possible de ne pas faire de solde de tout compte ?
Oui, si votre salarié enchaine deux contrats de travail sans interruption vous pouvez clôturer le premier contrat sans faire de solde de tout compte. Dans ce cas les variables comme le solde de congé seront transférées sur le nouveau contrat.
Retrouver la marche à suivre pour faire une évolution de contrat dans malibou ici.
⏱️ Quand faut-il faire le solde de tout compte ?
Il est généralement conseillé de ne pas attendre plus de 15 jours après la date de fin du contrat pour partager le solde de tout compte au salarié.
Si le salarié quitte l’entreprise dans la deuxième moitié du mois, vous pouvez attendre la clôture de la paie pour générer son dernier bulletin en même temps que ceux des autres salariés.
Dans le cas où le salarié souhaite bénéficier du chômage, il est préférable de ne pas attendre pour lui partager au plus vite l’attestation France travail et ainsi éviter tout préjudice.
Dans le cas des contrats qui ont une date prévisionnelle de fin (stage, alternance, CDI) nous vous enverrons un email une semaine avant la fin prévisionnelle de contrat pour vous demander de venir le clôturer dans la fiche salarié. Si le contrat est finalement prolongé il vous suffira de modifier la date prévisionnelle de fin de contrat.
👀 Ce dont votre gestionnaire de paie a besoin pour préparer un solde de tout compte
Pour préparer le solde de tout compte d’un salarié, nous avons besoin des informations suivantes :
- Les informations de fin de contrat
- La date de fin de contrat
- La date de notification de la rupture de contrat
- Fin de contrat prévue
- Fin de stage
- Fin de contrat d’alternance
- Fin de contrat à durée déterminée
- A l’initiative de l’employeur
- Fin de la période d’essai à l’initiative de l’employeur
- Mise à la retraite à l’initiative de l’employeur
- A l’initiative de l’employé
- Fin de la période d’essai à l’initiative de l’employé
- Départ volontaire à la retraite
- Démission
- Licenciement
- Faute grave
- Faute lourde
- Motif économique
- Autre motif de licenciement
- Autre
- Rupture conventionnelle
- Autre motif
- le justificatif associé à la fin de contrat
Le motif de la fin de contrat
- Les variables à intégrer dans la paie du mois
- Absences
- Notes de frais
- Titres restaurants ou panier repas
- Frais et avantages en nature
- Indemnités et primes
Vous pouvez partager toutes ces informations automatiquement, sans passer par le chat, en clôturant le contrat depuis la fiche salarié.
🌴 Comment demander un solde de tout compte dans malibou ?
Seuls les administrateurs du compte peuvent clôturer un contrat de travail dans malibou.
Pour gagner du temps, nous vous recommandons de compléter toutes les variables du mois pour ce salarié avant de faire la clôture du contrat.
Rendez-vous dans la fiche salarié dans la section “Contrat” pour clôturer le contrat et demander le solde de tout compte. Vous pouvez le faire en amont de la date effective de fin de contrat à partir du moment où vous avez toutes les informations à votre disposition.
La clôture du contrat se fait en 3 étapes :
- Etape 1 : informations de fin de contrat
C’est à cette étape que vous partagez les informations sur le motif de fin de contrat dont nous avons besoin pour produire les documents.
- Etape 2 : solde de tout compte
- Le faire immédiatement, uniquement si toutes les variables de paie sont déjà complétées : votre gestionnaire de paie sera alors prévenu immédiatement. Pour ce faire, cochez “J’ai terminé de compléter toutes les variables”
- D’abord terminer de compléter les variables avant de lancer le solde de tout compte : dans ce cas vous pourrez, après avoir terminé l’étape 3 et validé :
- compléter les variables de paie du salarié dans les pages associées (éléments de paie, absences, notes de frais…),
- puis revenir sur sa fiche contrat pour demander à votre gestionnaire de préparer les documents de solde de tout compte maintenant que les variables sont complétées
A cette étape vous décidez si vous souhaitez faire le solde de tout compte au moment de la clôture du mois de paie ou bien en amont. Si vous souhaitez le faire en amont, vous aurez deux choix :
- Etape 3 : validation de la clôture
Dans cette étape nous vous rappelons les éléments importants à mettre en place à la fin d’un contrat.
Une fois la clôture faite, si vous n'avez pas demandé le solde de tout compte immédiatement, vous pouvez revenir à tout moment dans la section contrat de la fiche salarié. Un menu d'actions vous permet alors de :
- Modifier les informations de fin de contrat (dates): cette modification est possible tant que le solde de tout compte n'a pas encore été demandé
- Demander le solde de tout compte : pour lancer la préparation des documents auprès de votre gestionnaire de paie
- Annuler la clôture du contrat : pour revenir en arrière si nécessaire, tant que la période de paie le permet
Si vous ne demandez pas à faire le solde de tout compte avant la clôture de paie du mois, il sera fait automatiquement au moment de la clôture.
🔎 Comment récupérer les documents de fin de contrat dans malibou ?
Trois documents de fin de contrat sont préparés par votre gestionnaire de paie et mis à disposition directement dans la fiche salarié, dans l'onglet "Documents", sous la section dédiée aux documents de fin de contrat.
📄 Le certificat de travail et le reçu de solde de tout compte
Ces deux documents sont préparés par votre gestionnaire de paie en même temps que le dernier bulletin de paie du salarié. Vous pouvez vérifier les montants du solde de tout compte en consultant ce dernier bulletin, disponible dans la page "Bulletins" sur le mois de départ du salarié.
Une fois distribués, le certificat de travail et le reçu de solde de tout compte sont ajoutés dans le dossier de documents de fin de contrat du salarié. Vous pouvez les envoyer pour signature directement depuis ce dossier.
📄 L'attestation France Travail
L'attestation France Travail est préparée par votre gestionnaire de paie indépendamment du bulletin. Une fois disponible, elle est ajoutée au dossier de documents de fin de contrat du salarié et vous serez notifié de son ajout par email.
💳 Comment payer le solde de tout compte ?
Enfin, pour payer le solde de tout compte rendez-vous dans la page “Virement” de la section clôture de paie. Une fois les documents préparés par votre gestionnaire de paie, le net à payer pour ce salarié sera complété et vous pourrez :
- télécharger le fichier de virement SEPA pour ce salarié (ou pour tous si vous le faites à la fin du mois) et le payer depuis votre banque
- ou bien le payer depuis votre banque en rentrant le montant manuellement et marquer le montant comme payé dans malibou
N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.