La clôture de la paie, c'est le processus mensuel qui vous permet de transmettre toutes les informations à votre gestionnaire de paie pour qu'il génère des bulletins conformes, puis de payer vos salariés.
Voici la marche à suivre pour ne rien oublier lors de la clôture de la paie :
1/ Renseigner les variables
Rendez-vous dans la section "Clôture de paie" de votre menu malibou. Une fois dans cette page, il vous suffit de suivre les étapes en vérifiant attentivement que les variables de paie sont complètes et justes pour vos salariés.
Pour chaque étape, cliquer sur la flèche pour ouvrir le menu déroulant :
1/ Je vérifie les informations des salariés qui rejoignent et quittent mon entreprise
Pour qu'un bulletin soit généré, chaque nouveau salarié doit avoir renseigné dans malibou : un poste, un type d'emploi, un salaire, une date de début, un numéro de sécurité sociale et un contrat signé.
2/ Je m’assure que toutes les absences sur la période ont bien été validées ou refusées par le référent RH
Toutes les absences doivent être validées ou refusées de manière à ce que votre gestionnaire de paie puisse savoir quelles absences inclure dans la paie du mois en cours.
Certaines absences sont des régularisations : elles concernent des absences de la période précédente annulées ou validées tardivement. Si vous les validez, elles seront régularisées sur la paie du mois en cours.
3/ Je vérifie que les variables de paie sont les bonnes pour tous mes salariés : nombre d’indemnités repas, remboursement des frais de transport, primes à verser, notes de frais à rembourser, heures supplémentaires…
Le nombre de titres restaurant ou panier repas est rempli automatiquement au moment où vous ouvrez la clôture du mois
- il y en a autant que de jour complet travaillé par le salarié
- si vous acceptez un congé entre le moment où vous avez ouvert la clôture et le moment où vous la clôturez, il faut penser à adapter le nombre de titres restaurants ou de panier repas
- Pour plus d’informations, rendez-vous sur l’article suivant:
Suivi et export des titres-restaurants – malibou | Centre d'aide
Dans la section frais de transport vous pouvez voir pour chaque salarié le coût total du frais s’il existe et la part payé votre l’entreprise
- Il vous faudra valider ou refuser les frais de transport déclarés par vos salariés afin qu'ils soient intégrés (ou non) à la paie du mois.
- Vous pouvez vérifier les justificatifs associés à chaque frais via la colonne "Actions", et envoyer une relance à un ou plusieurs salariés si un justificatif est manquant
La section primes comprend les primes que vous avez déjà paramétrées :
Les primes déjà ajoutées ou paramétrées apparaissent automatiquement. Vous pouvez les modifier, les supprimer ou en ajouter depuis la fiche du salarié concerné.
Dans la section notes de frais vous pouvez voir toutes les notes de frais déclarées par les salariées qui n’ont pas encore été payées :
Toutes les notes de frais déclarées et non encore remboursées apparaissent ici. Validez celles que vous souhaitez rembourser via le bulletin. Vous pouvez consulter le détail et le justificatif de chacune via la colonne "Actions".
La section temps de travail vous permet de voir le nombre d’heures travaillées par semaine et par salarié en forfait heure :
- Vous pouvez modifier le nombre d’heures travaillées pour chaque salarié et semaine
- Le paramétrage que nous aurons fait ensemble permettra de répartir automatiquement les heures supplémentaires sur les bons taux de majoration et type de compensation
- Si vous appliquez l’annualisation du temps de travail, les heures supplémentaires n’auront un impact sur la paie qu’une fois par an
- NB: les heures supplémentaires ne s’appliquent que lorsqu’il y a un dépassement du temps de travail contractuel. Si par exemple l’un de vos salariés travaille contractuellement 35h par semaine mais qu’il a posé un congé payé, les heures travaillées entre 28h et 35h cette semaine là ne seront pas comptabilisées en heures supplémentaires.
4/ Enfin, le récapitulatif me permet d’avoir une vision d’ensemble de ce qui va être comptabilisé dans le salaire de chaque salarié
Si le récapitulatif vous permet de détecter des erreurs dans les variables de paie, vous pouvez bien sur retourner dans les étapes précédentes pour les modifier.
2/ Clôturer la paie
Une fois vos variables complètes, cliquez sur "Clôturer la paie" en haut à droite de l'onglet récapitulatif. Une modale de confirmation s'affiche : si des informations sont manquantes, elles seront listées à ce moment-là.
Après confirmation, votre gestionnaire de paie reçoit une notification dans le chat et génère vos bulletins dans les meilleurs délais. Il vous préviendra dès qu'ils sont disponibles.
Un doute avant de clôturer ? Posez vos questions directement à votre gestionnaire via le chat malibou. Et si une erreur est détectée après coup, les bulletins peuvent être corrigés.
3/ Vérifier et distribuer les bulletins
Votre gestionnaire de paie vous a informé de la disponibilité de vos bulletins ?
Retrouvez vos bulletins dans l'onglet "Bulletins" de la section "Clôture de paie".
- Vérifiez chaque bulletin en cliquant sur "Aperçu", puis passez-le en statut "Validé".
- Distribuez les bulletins en sélectionnant tous les salariés et en cliquant sur "Distribuer" via les actions groupées.
Vos salariés recevront alors automatiquement un email avec un accès direct à leur bulletin dans malibou.
4/ Payer les salariés
Maintenant que vos bulletins sont distribués, vous pouvez vous rendre dans la dernière section du menu “Clôture de paie” : “Virements”.
Afin de pouvoir payer vos salariés vérifiez que tous les IBAN sont bien complétés.
Trois façons de payer
1️⃣ Payer salarié par salarié Cliquez sur les "…" à droite d'un salarié, puis :
- "Initier le virement" : malibou vous redirige vers Bridge, le service de connexion bancaire utilisé par malibou, qui prend le relais pour initier le virement auprès de votre banque. Une fois le paiement validé, le statut se met à jour automatiquement dans malibou.
- "Marquer effectué" : à utiliser si vous avez déjà payé le salarié directement depuis votre banque. Aucun paiement n'est déclenché, le statut passe simplement à "Effectué hors malibou".
2️⃣ Payer plusieurs salariés via la connexion bancaire Qonto ou CIC Sélectionnez tous les salariés à payer, on vous proposera alors l’option de payer avec Qonto ou CIC. malibou vous redirige vers votre interface bancaire pour valider tous les virements en une seule opération.
3️⃣ Payer en batch via un fichier SEPA (toutes banques) Sélectionnez tous les salariés à payer et cliquez sur "Payer via fichier de virements". Téléchargez le fichier XML généré et importez-le sur le site de votre banque. Vous pouvez alors marquer les virements comme effectués sur malibou.
Virements instantanés : malibou ne paramètre pas de date d'émission dans ses fichiers. Le virement part dès que votre banque traite le fichier, selon ses propres règles. L'instantanéité dépend de votre banque, pas de malibou.
Les statuts des virements
Statut | Signification |
En attente | Virement prêt, pas encore initié |
Initié | Virement lancé, en cours de traitement côté banque |
Effectué | Virement confirmé via malibou |
Effectué hors malibou | Paiement réalisé en dehors de malibou et marqué manuellement |
En cas de rejet bancaire : vous recevrez une notification par email pour relancer le virement.
Bon à savoir : lors d'un paiement en batch, les virements dont le statut est déjà "Effectué" ou "Effectué hors malibou" sont automatiquement exclus de la sélection. Si un salarié n'apparaît pas dans votre sélection, c'est probablement parce que son virement a déjà été traité.
5/ Documents post paie et paiement des cotisations
Après la clôture, malibou s'occupe de tout : la DSN est envoyée avant le 15 du mois, et les cotisations (URSSAF, Prévoyance, Mutuelle, retraite complémentaire) sont prélevées entre le 15 et le 25.
Vos documents sont disponibles dans "Entreprise" > "Documents" > "Documents comptables et de paie" :
- L'OD de paie, disponible quelques jours après la paie
- La DSN, disponible autour du 15 du mois
L'export de votre masse salariale est accessible depuis la section "Analyses" de malibou depuis Exports malibou.
N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.