La clôture de la paie est le processus qui vous permet de générer un bulletin de paie conforme pour vos salariés en toute sérénité.
Elle consiste essentiellement à vérifier que votre gestionnaire de paie a accès aux informations à jour et à payer vos salariés une fois les fiches de paie générées.
Si vous avez la moindre hésitation, question ou suggestion d’amélioration n’hésitez pas à contacter votre gestionnaire de paie directement dans le chat malibou.
Voici la marche à suivre pour ne rien oublier lors de la clôture de la paie :
1/ Renseigner les variables
Rendez-vous dans la page “Clôture” de votre menu malibou lorsque vous êtes connecté en tant qu’administrateur. Une fois dans cette page, il vous suffit de suivre les étapes en vérifiant attentivement que les variables de paie sont complètes et justes pour vos salariés.
Pour chaque étape, cliquer sur la flèche pour ouvrir le menu déroulant :
1/ Je vérifie les informations des salariés qui rejoignent et quittent mon entreprise
Pour que nous puissions générer leurs fiches de paie, les salariés qui rejoignent votre entreprise doivent avoir complété dans malibou :
- un poste
- un type d’emploi
- un salaire
- une date de début
- un numéro de sécurité social
- un document de contrat
2/ Je m’assure que toutes les absences sur la période ont bien été validées ou refusées par le référent RH
Toutes les absences doivent être validées ou refusées de manière à ce que votre gestionnaire de paie puisse savoir quelles absences inclure dans la paie du mois en cours.
Certaines absences sont des régularisations, ce sont les absences qui :
- avaient été prises en compte dans la période de paie précédente mais ont été annulées depuis ;
- ont été prises par un salarié sur la période de paie précédente mais n’avaient pas été validées dans malibou.
- si vous validez ces régularisation, nous régulariserons ces modifications sur la paie du mois que vous êtes entrain de clôturer.
3/ Je vérifie que les variables de paie sont les bonnes pour tous mes salariés : nombre d’indemnités repas, remboursement des frais de transport, primes à verser, notes de frais à rembourser, heures supplémentaires…
Le nombre de titres restaurant ou panier repas est rempli automatiquement au moment où vous ouvrez la clôture du mois :
- il y en a autant que de jour complet travaillé par le salarié
- si vous acceptez un congé entre le moment où vous avez ouvert la clôture et le moment où vous la clôturez, il faut penser à adapter le nombre de titres restaurants ou de panier repas
Dans la section frais de transport vous pouvez voir pour chaque salarié le coût total du frais s’il existe et la part payé votre l’entreprise :
- Si le frais déclaré vous convient vous n’avez rien à faire
- Autrement vous avez la possibilité de supprimer et/ ou modifier les frais existants en cliquant sur les actions à droite de la ligne (”…”)
La section primes comprend les primes que vous avez déjà paramétrées :
- Si les primes déclarées vous conviennent vous n’avez rien à faire
- Vous pouvez supprimer et/ ou modifier les primes existantes
- Si vous souhaitez ajouter une prime à un salarié qui a déjà une prime existante, vous pouvez le faire depuis la section “prime” de la page du salarié en question (accessible en cliquant sur le nom du salarié depuis l’onglet “Equipe” du menu)
Dans la section notes de frais vous pouvez voir toutes les notes de frais déclarées par les salariées qui n’ont pas encore été payées :
- Si les notes de frais vous conviennent et qu’elles ne sont pas encore validées, vous devez les valider pour qu’elles soient remboursées via le bulletin de salaire
- Vous pouvez visualiser le détails et le justificatif de chaque note de frais en utilisant la colonne “Actions”
- C’est également dans cette colonne que vous pouvez valider ou supprimer chaque note de frais
- Pour visualiser toutes les notes de frais d’un salarié sur la période de clôture, vous pouvez utiliser le filtre “Tous les membres” en haut à droite de la section notes de frais
La section temps de travail vous permet de voir le nombre d’heures travaillées par semaine et par salarié en forfait heure :
- Vous pouvez modifier le nombre d’heures travaillées pour chaque salarié et semaine
- Le paramétrage que nous aurons fait ensemble permettra de répartir automatiquement les heures supplémentaires sur les bons taux de majoration et type de compensation
- Si vous appliquez l’annualisation du temps de travail, les heures supplémentaires n’auront un impact sur la paie qu’une fois par an
- NB: les heures supplémentaires ne s’appliquent que lorsqu’il y a un dépassement du temps de travail contractuel. Si par exemple l’un de vos salariés travaille contractuellement 35h par semaine mais qu’il a posé un congé payé, les heures travaillées entre 28h et 35h cette semaine là ne seront pas comptabilisées en heures supplémentaires.
4/ Enfin, le récapitulatif me permet d’avoir une vision d’ensemble de ce qui va être comptabilisé dans le salaire de chaque salarié
Si le récapitulatif vous permet de détecter des erreurs dans les variables de paie, vous pouvez bien sur retourner dans les étapes précédentes pour les modifier.
2/ Clôturer la paie
Une fois que toutes vos variables sont complètes et à jour, vous verrez dans l’onglet “récapitulatif” le bouton “Clôturer la paie” en haut à droite.
Si des informations sont manquantes vous en serez informés dans la modale de confirmation, vous pouvez retourner dans les différents onglets pour compléter les informations manquantes ou valider les congés non validés.
Une fois toutes les informations rassemblées cliquez sur “confirmer”, votre gestionnaire sera informé dans le chat que vous avez bien clôturé la paie du mois. Il va s’occuper de générer vos bulletins le plus rapidement possible et vous informera quand ils seront prêts.
Une hésitation ou une question avant la clôture ? Pas d’inquiétude, vous pouvez :
- poser toutes vos questions à votre gestionnaire de paie via le chat
- une fois les bulletins générés, nous pourrons les corriger s’il y a une erreur ou s’il manque une information.
3/ Vérifier et distribuer les bulletins
Votre gestionnaire de paie vous a informé de la disponibilité de vos bulletins ?
Vous pouvez les retrouver dans l’onglet “bulletins” de votre menu sur la gauche, dans la section “Clôture de paie”.
Sur le mois de la clôture, tous les bulletins ont été uploadés par votre gestionnaire de paie. Il ne vous reste plus qu’à les vérifier puis les distribuer à vos salariés.
Cliquer sur la flèche pour ouvrir le menu déroulant
1/ Vérification des bulletins
- D’abord, nous vous conseillons de vérifier les bulletins pour confirmer une dernière fois qu’aucune variable n’est manquante. Vous pouvez visualiser en cliquant sur “Aperçu” dans la liste d’actions.
- Une fois vérifié, vous pouvez noter votre bulletin en “validé” en cliquant sur le bouton dans la colonne correspondante
2/ Distribution des bulletins
- Une fois que vous avez validé vos bulletins vous pouvez les distribuer à vos salariés
- Pour le faire en un clic, vous pouvez sélectionner tous les salariés grâce au sélecteur en haut à gauche du tableau puis “Tout distribuer” dans la liste d’”action groupée”
Une fois vos bulletins distribués, vos salariés recevront un email qui les redirigera directement dans la section documents salariés de malibou, où leur bulletin aura été automatiquement ajouté.
4/ Payer les salariés
Maintenant que vos bulletins sont distribués, vous pouvez vous rendre dans la dernière section du menu “Clôture de paie” : “Virements”.
Afin de pouvoir payer vos salariés vérifiez que tous les IBAN sont bien complétés.
Le montant total à payer et le nombre de virements, visibles en bas à gauche de la page vous permettent de faire une dernière vérification avant le paiement.
Pour payer, plusieurs options sont possibles :
Cliquer sur la flèche pour ouvrir le menu déroulant
Payer mes salariés un par un
- Quelque soit votre banque, vous pouvez le faire en cliquant sur les “…” à droite de la ligne associé au salarié, puis “initier le virement”. Vous serez redirigé vers votre interface bancaire afin de valider le virement.
- Vous pouvez également payer vos salariés sans passer par malibou, dans ce cas pour garder une trace des virements effectués, vous pouvez modifier le statut en cliquant sur les “…” à droite de la ligne associé au salarié, puis “marquer effectué”.
Payer tous mes salariés en une fois
- Si votre banque est Qonto vous pouvez payer vos salariés directement depuis l’interface de malibou
- Sélectionnez les salariés que vous souhaitez payer
- Cliquez sur “Paiement en batch” > “Connexion bancaire”
- Si vous payez depuis une autre banque, les connexions étant parfois instables, nous vous proposons de passer par un fichier SEPA
- Sélectionnez les salariés que vous souhaitez payer
- Cliquez sur “Paiement en batch” > “Fichier de virements”
- Une fois téléchargé, vous pourrez utiliser ce fichier sur le site de votre banque pour faire des virements à tous vos salariés en une fois
5/ Documents post paie et paiement des cotisations
Suite à la clôture de la paie il n’y a plus rien à faire de votre côté : malibou s’occupe avant le 15 du mois de faire votre déclaration sociale nominative (DSN). Suite à cette déclaration vous serez prélevés entre le 15 et le 25 du montant des cotisations dues : URSSAF, Prévoyance et Mutuelle et retraite complémentaire.
En ce qui concerne les documents, après la clôture de la paie vous pourrez accéder dans la section “Entreprise” > “Documents” > “Documents comptables et de paie”, aux documents associés à la paie du mois :
- quelques jours après la paie : l’OD de paie
- quelques jours après l’envoi des déclarations sociales nominatives : la DSN du mois (autour du 15)
Vous pouvez également accéder dans la partie “Analyses” de malibou à l’export des données de votre masse salariale.
N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.