Vous pouvez désormais signer vos contrats électroniquement directement depuis votre interface malibou ! En tant qu’administrateur, depuis la page d’un salarié, vous pouvez en quelques clics envoyer n’importe quel document de type “contrat” pour signature à un ou deux membres de malibou.
📂 1/ Ajouter le document à faire signer dans malibou
Si le document que vous souhaitez faire signer n’existe pas encore dans malibou, vous pouvez l’ajouter simplement depuis l’espace du salarié concerné.
Une fois dans la fiche salarié, cliquez sur l’onglet “Documents” puis dans le dossier “Contrats et avenants”. Depuis cette page vous pouvez ajouter le document que vous souhaitez faire signer.
Vous pouvez envoyer pour signature uniquement des documents de type contrat au format PDF
- les documents qui ne sont pas dans le dossier “Contrats et avenants” ne peuvent pour l’instant pas être signés via malibou. Contactez-nous via le chat pour nous partager votre besoin
- Si vous avez ajouté un document au format word, vous pouvez le convertir en PDF et l’ajouter dans malibou pour pouvoir le faire signer.
🧑🤝🧑 2/ Choisir les signataires et une mention
Une fois le document disponible, rendez-vous dans les actions pour lancer la signature (cliquez sur les “…” à droite de la ligne du document, puis sur “Lancer la signature”) .
Par défaut, le signataire est le salarié dans l’espace duquel vous avez ajouté le document. Vous pouvez ajouter un autre signataire grâce aux sélecteurs dans la modale, mais le salarié doit nécessairement faire partie des signataires.
L’ordre des signataires sélectionnés est l’ordre dans lequel ils recevront une demande de signature.
Si vous le souhaitez vous pouvez aussi choisir une mention qui figurera juste au-dessus de la signature de la personne, les mentions suivantes sont disponibles :
- Lu et approuvé
- Bon pour accord
- Bon pour acceptation
Vous avez également la possibilité d’ajouter la date de la signature et de créer une mention personnalisée.
🎯 3/ Placer les signatures sur le document
Une fois les signataires sélectionnés, vous devrez choisir où positionner les signatures associées sur votre document.
La modale vous permet de prévisualiser le document à signer. Sélectionnez une par une les signatures sur la droite, et positionnez les directement sur le PDF à l’endroit où vous souhaitez voir figurer les signatures.
Une fois que la placement vous convient, vous n’avez plus qu’à lancer la signature.
🚀 4/ Envoyer pour signature
Lorsque vous cliquez sur “Lancer la signature”, après avoir choisi les signataires et la position des signatures dans la modale :
- le premier signataire va recevoir un email lui demandant de signer le document
- une fois que le premier signataire aura signé, le deuxième signataire recevra un email pour signer le document
Une fois que tous les signataires auront suivi la procédure par email et signé le document :
- vous serez informé par email que le document a été signé par tous les signataires
- les autres signataires recevront également un email qui les informe que le document final est disponible (via un lien par email et dans malibou)
📣 5/ Suivre le statut de signature
Une nouvelle colonne dans la page “Contrats et avenants” des documents du salarié vous permet de voir à tout moment où en est le statut de signature d’un document.
Il y a trois statuts possibles :
- Signé : signifie que tous les signataires définis ont signé le document. La version disponible du document est la version signée
- En attente : signifie que le document a été envoyé pour signature et que tout ou partie des signataires n’a pas encore signé. Vous pouvez voir si le premier signataire a déjà signé en plaçant votre curseur sur le statut.
- Vide : s’il n’y a aucune information dans la colonne pour ce document, ça signifie qu’il n’a jamais été envoyé pour signature via malibou.
🔏 6/ Accéder au document signé
A partir du moment où le contrat a été signé, la version non signée que vous avez ajouté dans malibou est remplacée par la version signée du document. Vous pouvez donc accéder au document signé :
- via le mail de confirmation de la signature
- ou bien à l’endroit où vous l’avez ajouté dans malibou
N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.