Vos salariés utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de leur activité professionnelle ? Les indemnités kilométriques sont un moyen de leur rembourser ces dépenses nécessaires pour la réalisation de leur travail. Voici comment ça fonctionne :
🚗 Dans quel cas utiliser les indemnités kilométriques ?
Les indemnités kilométriques peuvent être utilisées lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle.
Les indemnités kilométriques sont une indemnisation pour chaque kilomètre parcouru avec la voiture personnelle du salarié, cette indemnité prend en compte tous les frais associés au déplacement :
- la dépréciation du véhicule
- l’assurance
- le carburant
- l’assurance
Ces frais ne doivent donc pas être remboursés en supplément lorsque le salarié déclare déjà des indemnités kilométriques.
➗ Les indemnités kilométriques, comment est-ce calculé ?
L’URSSAF propose un barème de calcul des indemnités kilométriques : ce barème correspond au maximum de ce qui peut être remboursé au salarié sans être soumis aux cotisations sociales.
Le barème de l’URSSAF peut être mis à jour chaque année en début d’année et prend en compte les critères suivants pour mieux évaluer l’indemnisation :
- Le type de véhicule (voiture, moto ou autres deux roues)
- Le type de carburant (électrique ou essence)
- La puissance du véhicule (en chevaux)
- Le nombre de kilomètre parcourus au total pendant l’année civile (1er janvier, 31 décembre)
Lorsque le salarié parcours plus que 5000 ou 20 000 kilomètres le barème de remboursement au kilomètre évolue.
Le barème de l’URSSAF :
🌴 Comment suivre les indemnités kilométriques dans malibou ?
Dans malibou, les salariés peuvent déclarer des indemnités kilométriques depuis la section “Notes de frais”.
À chaque nouveau déplacement, le salarié peut ajouter les kilomètres correspondant dans malibou en précisant les caractéristiques de son véhicule. Le montant correspondant du barème URSSAF sera automatiquement calculé.
À partir du nombre de kilomètres déclarés dans malibou par ce salarié depuis le début de l’année et ce qui a déjà été remboursé dans les bulletins de salaire précédents, nous calculons le montant à rembourser lors de la prochaine clôture.
Nous vous recommandons d’ajouter en justificatif une preuve du déplacement (un péage, un parking, une facture de restaurant sur les lieux…) afin de pouvoir prouver facilement à l’administration fiscale que le déplacement a bien eu lieu en cas de contrôle.
Plus besoin de faire de régularisation à la fin de l’année, nous gérons automatiquement les changements de seuil !
En cas de besoin vous pouvez nous contacter pour avoir une vision d’ensemble des kilomètres déclarés depuis le début de l’année civile.
N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.