📥 Importer des absences dans Malibou
📖 Présentation
L'import d'absences vous permet de créer des absences en masse pour vos collaborateurs, sans saisie manuelle. C'est particulièrement utile si vos salariés déclarent leurs absences dans un autre outil, comme par exemple un outil de planning type Boond Manager.
Deux modes sont disponibles :
- Manuel (via un template à remplir)
- BoondManager (via un export direct depuis Boond).
🧭 Accéder à l'import d'absences
- Dans le menu de navigation, rendez-vous dans la section Eléments Variables > Absences.
- Vous avez désormais un nouveau bouton “Importer “ disponible en haut à droite.
📄 Mode 1 : Import manuel (template)
Utilisez ce mode si vous souhaitez saisir les absences à partir d'un fichier que vous construisez vous-même.
- Dans la modale d'import, sélectionnez Manuel dans le menu déroulant du type d'import.
- Téléchargez le template et remplissez-le avec les données d'absences de vos collaborateurs.
- Déposez le fichier complété en csv dans la zone de dépôt.
- Cliquez sur Analyser, vérifiez les données dans la table, puis cliquez sur Importer.
Certaines absences ne peuvent pas être importées :
- Les types d'absences nécessitant un justificatif obligatoire : à saisir manuellement depuis la fiche du collaborateur (ex : absence maladies).
- Les types d'absences non compatibles avec le contrat du collaborateur (ex. : mandataire social, freelance).
🔵 Mode 2 : Import BoondManager
Utilisez ce mode si votre entreprise utilise Boond Manager pour gérer les absences de vos collaborateurs.
1️⃣ Exporter les absences depuis Boond Manager
Depuis Boond Manager, exportez votre rapport d'absences au format fichier (CSV). Assurez-vous que l'export contient les colonnes suivantes, qui sont les colonnes lues automatiquement par Malibou :
Colonne Boond Manager | Description |
Ressource - Nom | Nom de famille du collaborateur |
Ressource - Prénom | Prénom du collaborateur |
Type d'unité d'oeuvre - Nom | Libellé du type d'absence dans Boond |
Date de création | Date de création de l'absence |
Début | Date de début (format JJ/MM/AAAA) |
Fin | Date de fin (format JJ/MM/AAAA) |
Durée | Durée en jours (ex. : 0,5 pour une demi-journée) |
Important :
- Les noms et prénoms dans Boond doivent correspondre exactement à ceux renseignés dans Malibou pour que le rapprochement automatique fonctionne.
- Egalement il est important que les absences Boond aient le bon libellé afin de bien effectuer le matching sur le type d’absence.
Libellés d’absences à mettre dans le fichier d’import
Libellé dans Boond Manager | Type d'absence dans Malibou |
CP | Congés payés |
RTT | RTT |
Congés Sans Solde | Congés sans solde |
Maladie | Arrêt maladie |
Exceptionnelle | Événement familial (mariage, naissance, décès, etc.) |
Congé de naissance | Événement familial (mariage, naissance, décès, etc.) |
Congé maternité | Congé maternité |
Congé paternité | Paternité |
2️⃣ Analyser le fichier dans Malibou
- Sélectionnez BoondManager dans le menu déroulant de la modale d’import.
- Déposez votre fichier dans la zone de dépôt.
- Cliquez sur Analyser.
[Screenshot : modale d'import en mode BoondManager avec le bandeau informatif et la zone de dépôt]
3️⃣ Vérifier la table d'analyse
Chaque ligne affiche le collaborateur, le type d'absence, les dates et un badge Valide ou Invalide. Les lignes invalides apparaissent en premier.
Deux champs sont modifiables directement dans la table :
- Type d'absence : corrigez le mapping Boond vers Malibou si nécessaire.
- Demi-journée début / fin : ajustez si la durée ne correspond pas.
Un avertissement de durée peut apparaître si la durée Boond diffère de la durée calculée par Malibou. Vérifiez alors le paramétrage des demi-journées.
4️⃣ Lancer l'import
Cliquez sur Importer pour créer les absences valides. Vos absences sont bien ajoutées dans malibou. 🎊
🙋 Besoin d'aide ?
Il est possible que votre absence soit marquée avec une erreur lors de l’analyse du fichier. Voici les erreurs pouvant arriver et comment les corriger:
Erreur | Cause | Solution |
Informations manquantes | Une donnée obligatoire est absente ou mal formatée | Corrigez le fichier et relancez l'analyse |
Collaborateur non trouvé | L'identifiant ne correspond à aucun compte dans Malibou | Vérifiez que le collaborateur existe bien dans Malibou |
Collaborateur inactif | Pas de contrat actif à la date de début | Vérifiez la date ou le statut du contrat |
Justificatif obligatoire | Ce type d'absence ne peut pas être importé | Saisissez l'absence manuellement |
Chevauchement | Une absence existe déjà sur cette période pour ce collaborateur | Vérifiez les absences existantes avant d'importer |
Doublon dans le fichier | Deux lignes se chevauchent pour le même collaborateur | Corrigez ou supprimez la ligne en double |
Type non autorisé pour ce contrat | Type incompatible avec le statut du collaborateur | Choisissez un type d'absence compatible |
N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴