Malibou vous permet de transformer vos parcours de tâches (onboarding, offboarding, formation, etc.) en parcours standardisés lancés en quelques clics, avec un suivi clair de chaque tâche et de leur état d’avancement, pour gagner du temps et éviter les oublis.
👣 1/ Créer et personnaliser un modèle de parcours sur malibou
En tant qu’administrateur, rendez-vous dans l’onglet Onboardings, puis ouvrez l’onglet Modèles pour créer votre premier modèle. Cliquez sur “Créer un modèle”.
Etapes de création d’un modèle
- Donner un titre et type au modèle
- Donnez un titre explicite à votre modèle (ex. “Onboarding CDD”).
- Sélectionnez le type de parcours que vous souhaitez créer: Onboarding, Offboarding, Formation, etc.
- Ajouter des tâches au modèle Chaque tâche est composée des informations suivantes:
- Titre: décrivez clairement l’action à réaliser.
- Responsable. Parmi les choix possibles:
- Rôles: Manager, Buddy, RH, IT, Membre concerné… Des personnes seront ensuite assignées à chaque rôle au lancement du parcours.
- À définir au lancement: l’attribution sera précisée plus tard.
- Membre spécifique: à utiliser si la tâche revient toujours à la même personne.
- Échéance:
- Date d’échéance personnalisée : basée sur une date clé (ex. date de début ou fin de contrat).
- À définir au lancement: la date sera fixée lors du démarrage.
- Description: précisez le contexte, les ressources, ou les critères de complétion.
Une fois l’ensemble de vos tâches créées, le modèle est prêt à être utilisé !
Gestion des modèles
Retrouvez l’ensemble de vos modèles depuis la page modèles.
Depuis la page “Modèles”, vous pouvez modifier le contenu d’un modèle et ses tâches, le renommer, le dupliquer ou le supprimer.
💡La suppression d’un modèle n’impacte pas les parcours déjà lancés à partir de celui-ci.
🚀 2/ Lancer un parcours pour un salarié
Une fois votre modèle paramétré, lancez un parcours à partir de celui-ci. Vous pouvez lancer un parcours depuis l’onglet Onboardings > Suivi des parcours, bouton Nouveau parcours en haut à droite.
Etapes pour lancer un parcours:
- Choisir le membre concerné par le parcours et le modèle associé.
- Paramétrer le parcours:
- Rôles: Si vous avez choisi des rôles, attribuez chaque rôle (Manager, Buddy, RH, IT, etc.) à une personne de l’entreprise.
- Dates: Si vous avez choisi de faire dépendre le parcours d’une date clé comme le début de contrat, les renseigner.
- Aperçu: visualisez les tâches du parcours avant lancement.
- Activer les rappels automatiques (optionnel): Choisissez une date de début d’envoi. Un email sera envoyé à partir de cette date au responsable tous les 3 jours jusqu’à complétion de la tâche.
Une fois ces étapes terminées, le parcours est créé. Chaque responsable voit alors ses tâches dans son espace malibou, il peut les exécuter et les marquer comme terminées.
🚂 3/ Suivre l’avancement d’un parcours
Suivi global des parcours
Accédez au suivi de l’ensemble de vos parcours depuis la page Onboardings > Suivi des parcours. Vous y retrouvez vos parcours en cours et terminés.
En un coup d’oeil, vous pouvez voir sur chacun des parcours combien de tâches complétées et combien de tâches en retard sur le nombre de tâches totales.
Il est aussi possible depuis cet espace de supprimer un parcours si besoin, cela supprimera alors toutes les tâches associées pour les responsables.
Détails d’un parcours
Ouvrez un parcours pour afficher:
- Le récapitulatif des rôles attribués,
- La liste des tâches: en cours, en retard, terminées.
Il vous est possible depuis cet espace:
- d’ajouter une nouvelle tâche au parcours.
- de modifier une tâche. Si une information manque (ex. responsable/date à définir au lancement), elle est indiquée en rouge sur la tâche concernée.
- de marquer une tâche comme terminée.
☑️ 4/ Suivre et remplir mes tâches assignées
Quand un parcours est lancé dans l’entreprise, par exemple l’onboarding d’un nouveau salarié, vous pouvez être désigné responsable de certaines tâches.
Pour accéder à vos tâches à faire, rendez-vous dans l’onglet Mes tâches.
Depuis votre tableau de suivi, consultez en un coup d’œil toutes vos tâches: à faire, en retard, à venir et terminées. Ouvrez une tâche pour en voir le détail (instructions, échéance, responsable), puis marquez-la comme complétée une fois réalisée.
N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.