Cadre légal
Les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par votre salarié pour les besoins de son activité professionnelle, que vous pouvez ensuite rembourser sur justificatif ou sous la forme d’une allocation forfaitaire. Ils sont exclus de la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale et CSG-CRDS.
Les notes de frais désignent une méthode de demande de remboursement des frais professionnels.
Les dépenses remboursées via une note de frais doivent :
- avoir un caractère purement professionnel
- être justifiées par un document détaillant la dépense (à conserver 5 ans)
- correspondre à un montant raisonnable au regarde de l’achat réalisé
Il y a deux moyens de rembourser les frais professionnels :
Remboursement au forfait
- Remboursement sous la forme d’une allocation dont le montant est déterminé à l’avance. Si la dépense du salarié excède le montant prédéterminé le reliquat reste à sa charge.
- Pour bénéficier de l’exonération, le remboursement au forfait doit respecter les plafonds de l’URSSAF.
- Pour les allocations forfaitaires dont le montant est inférieur ou égal aux limites d’exonération, aucun justificatif de ces dépenses n’est nécessaire, vous devez seulement être capable de démontrer que les dépenses ont un caractère professionnel.
- En revanche si le montant total annuel dépasse la limite d’exonération fiscale, il faudra pouvoir démontrer à quel type de frais les dépenses sont associées pour ne payer des allocations que sur la partie excédentaire et pas sur l’intégralité du frais.
- Les montants remboursés au delà des seuils de l’administration fiscale peuvent être requalifiés en avantages en nature. Dans ce cas, le salarié doit les mentionner dans sa déclaration annuelle de revenue.
Remboursement au réel (souvent via des notes de frais)
- C’est alors la valeur réelle des frais qui est prise en compte.
- Les remboursements sont exonérés de charges sociales si vous êtes en mesure de :
- prouver que votre salarié est contraint d’engager ces frais supplémentaires dans le cadre de son travail ;
- et de produire les justificatifs de ces frais.
- Il n’y a pas de limite d’exonération puisqu’il s’agit de remboursement au réel.
Déclarer une note de frais dans malibou
Vos collaborateurs peuvent déclarer une dépense dans la section “Note de frais” de leur menu. Les informations à fournir sont détaillées dans l’article du centre d’aide dédié aux collaborateurs.
Si en tant qu’administrateur vous souhaitez déclarer une note de frais pour un de vos collaborateurs vous pouvez le faire également depuis la section “Validations > Notes de frais”.
Au moment de créer une nouvelle note de frais, vous devrez choisir à quel collaborateur l’associer.
Cas des déjeuners d’équipe Lorsque le collaborateur dépose une note de frais de type déjeuner il peut y ajouter les autres membres de l’entreprise qui ont participé au déjeuner. De cette manière malibou saura suggérer automatiquement un titre restaurant en moins pour les collaborateurs en question.
Valider une note de frais
Par défaut seuls les administrateurs de votre compte ont la possibilité de voir et valider les notes de frais. Contactez nous si vous souhaitez que les référents RH puissent valider les notes de frais de leur équipe.
Vous pouvez valider les notes de frais à deux endroits dans votre interface administrateur :
- Si vous les validez au cours du mois, vous pouvez retrouver toutes les notes de frais dans la section “Validations > Notes de frais”. Vous pouvez valider :
- une note de frais avec l’action rapide qui apparait sur la droite lorsque vous survolez la ligne ;
- plusieurs notes de frais grâce à la validation groupée : vous pouvez sélectionner les notes de frais que vous souhaitez valider avec le sélecteur sur la gauche.
- Si vous les validez au moment de la clôture du mois, les notes de frais qui concernent la période de clôture seront visibles et vous pourrez les valider au cours de l’étape 3 de la clôture.
Si vous souhaitez visualiser toutes vos notes de frais, y compris celles qui ont déjà été validées, vous pouvez le faire en utilisant le filtre en haut à droite du tableau qui liste les demandes de validation.
En cas d’erreur vous avez la possibilité de supprimer des notes de frais depuis la colonne action sur la droite du tableau.
Rembourser une note de frais
Il est recommandé de rembourser les frais professionnels dans un délai d’un mois.
Vous avez deux moyens de rembourser vos notes de frais :
- Nous nous chargeons de les intégrer dans la paie du salarié pour le mois à venir : dans ce cas vous n’avez rien à faire, il vous suffit de valider la note de frais en question avant la clôture de la paie pour nous indiquer que vous souhaitez la rembourser.
- Vous remboursez les notes de frais en dehors de la paie du mois : dans ce cas pensez bien à marquer les notes de frais en question comme déjà remboursées. C’est possible depuis la colonne action sur la droite. Dans ce cas nous n’intégrerons pas ces notes de frais dans la paie du mois.
Récupérer la TVA
La TVA peut être récupérée pour certains frais professionnels :
- La TVA est récupérable sur les frais d’hébergement, les frais de repas, les frais de carburant, de péages ou de stationnement.
- En revanche, il n’est pas possible de récupérer la TVA sur les billets de train, d’avion ou de bateau, car ces moyens de transport n’y sont pas assujettis. La TVA n’est pas non plus récupérable sur les frais kilométriques.
N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴