Vos salariés utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de leur activité professionnelle ? Les indemnités kilométriques sont un moyen de leur rembourser ces dépenses nécessaires pour la réalisation de leur travail. Voici comment ça fonctionne :
🚗 Dans quel cas utiliser les indemnités kilométriques ?
Les indemnités kilométriques peuvent être utilisées lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle.
Les indemnités kilométriques sont une indemnisation pour chaque kilomètre parcouru avec la voiture personnelle du salarié, cette indemnité prend en compte tous les frais associés au déplacement :
- la dépréciation du véhicule
- l’assurance
- le carburant
Ces frais ne doivent donc pas être remboursés en supplément lorsque le salarié déclare déjà des indemnités kilométriques.
➗ Les indemnités kilométriques, comment est-ce calculé ?
L’URSSAF propose un barème de calcul des indemnités kilométriques : ce barème correspond au maximum de ce qui peut être remboursé au salarié sans être soumis aux cotisations sociales.
Le barème de l’URSSAF peut être mis à jour chaque année en début d’année et prend en compte les critères suivants pour mieux évaluer l’indemnisation :
- Le type de véhicule (voiture, moto ou autres deux roues)
- Le type de carburant (électrique ou essence)
- La puissance du véhicule (en chevaux)
- Le nombre de kilomètre parcourus au total pendant l’année civile (1er janvier, 31 décembre)
Les seuils kilométriques à partir desquels le barème de remboursement au kilomètre évolue varient selon le type de véhicule :
- Pour les voitures : les seuils sont à 5 000 et 20 000 km
- Pour les motos et deux-roues motorisés : les seuils sont à 3 000 et 6 000 km
Le barème de l’URSSAF :
🌴 Comment suivre les indemnités kilométriques dans malibou ?
Dans malibou, les salariés peuvent déclarer des indemnités kilométriques depuis la section “Notes de frais”.
Pour chaque déplacement, le salarié :
- Crée une note de frais de type "Indemnités kilométriques"
- Renseigne les caractéristiques de son véhicule (type, puissance, carburant)
- Saisit le nombre de kilomètres parcourus
- Ajoute un justificatif de déplacement (péage, parking, facture restaurant sur les lieux...) → recommandé en cas de contrôle fiscal
Le calcul est automatique et par véhicule : malibou cumule les kilomètres déclarés depuis le début de l'année civile pour ce véhicule précis (même type et même puissance) et tient compte de ce qui a déjà été remboursé. Si le salarié change de véhicule en cours d'année, le compteur repart de zéro pour le nouveau véhicule.
Plus besoin de régularisation en fin d'année : malibou gère automatiquement les changements de seuil.
En cas de besoin vous pouvez nous contacter pour avoir une vision d’ensemble des kilomètres déclarés depuis le début de l’année civile.
N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.