Chaque mois, malibou calcule et vous suggère automatiquement le bon nombre de titres-restaurants pour chaque salarié, en tenant compte de ses jours travaillés, de ses absences validées et de ses notes de frais déjeuner. Vous pouvez ensuite exporter ces données directement vers votre prestataire Swile ou Edenred en quelques clics.
⚙️ Comment paramétrer les titres-restaurants sur mon entreprise
Votre gestionnaire de paie est responsable de la configuration globale des titres-restaurants sur malibou. C'est lui qui paramètre, pour l'ensemble de l'entreprise :
- Le type d'indemnisation applicable par défaut (titres-restaurant, indemnité repas, avantage nature nourriture, ou aucune indemnité)
- Le montant par repas attribué à chaque collaborateur
- La participation employeur, c'est-à-dire la part prise en charge par l'entreprise
Si vous avez des questions sur ce paramétrage ou souhaitez le faire évoluer, rapprochez-vous de votre gestionnaire de paie en le contactant sur le chat !
🔍 Retrouver quel salarié a accès aux titres-restaurants
📍 Depuis le profil d'un collaborateur
Pour savoir si un collaborateur bénéficie des titres-restaurants, rendez-vous sur son profil salarié, onglet Eléments contractuels.
Si un collaborateur ne doit pas bénéficier des titres-restaurants, vous pouvez les désactiver directement depuis cet espace.
🧮 Comprendre la suggestion mensuelle malibou
Chaque mois, malibou calcule automatiquement une suggestion du nombre de titres-restaurants à attribuer à chaque collaborateur éligible.
Cette suggestion apparaît dans la clôture de paie, elle vous évite de saisir manuellement les données et réduit le risque d’erreurs.
📐 Comment la suggestion est-elle calculée ?
Suggestion = Jours ouvrés travaillés − Absences journalières validées − Notes de frais déjeuner approuvées + Régularisations
Voici le détail de chaque composante :
Jours ouvrés travaillés malibou prend en compte le planning du contrat du collaborateur pour le mois. Seuls les jours où il est censé travailler et déjeuner sur son lieu de travail entrent dans le calcul. Les jours fériés sont automatiquement exclus.
Absences journalières validées Toutes les absences validées comptabilisées en jours ou demi-journées (congés payés, RTT, absences sans solde, etc.) sont déduites automatiquement.
Cas particulier : les absences saisies en heures Les absences enregistrées en heures ne sont pas déduites automatiquement de la suggestion. malibou affiche une alerte sur la ligne du collaborateur concerné, invitant à vérifier manuellement le nombre de titres-restaurants à attribuer.
Notes de frais déjeuner approuvées Si un collaborateur a soumis une note de frais de type "déjeuner" approuvée ou remboursée, malibou déduit automatiquement le nombre correspondant de titres-restaurants de la suggestion. Cela inclut également les cas où le collaborateur a été ajouté en tant que participant à une note de frais déjeuner créée par un autre salarié. L’objectif est d'éviter qu'un collaborateur bénéficie à la fois d'un remboursement de repas et d'un titre-restaurant pour le même jour.
Régularisations malibou peut intégrer des ajustements issus des mois précédents (corrections suite à des erreurs ou absences rétroactives). Ces régularisations viennent s'ajouter ou se soustraire à la suggestion du mois en cours.
🔗 Exporter les données pour Swile ou Edenred
Une fois la clôture de paie effectuée par votre gestionnaire de paie, vous pouvez exporter les données de titres-restaurants directement vers Swile ou Edenred. malibou génère un fichier CSV compatible avec ces deux plateformes, sans aucune adaptation nécessaire.
Pour retrouver le fichier d’export du mois clôturé:
- vous pouvez retrouver un bouton “exporter les titres-restaurants” juste après la clôture fait
- ou bien rendez-vous dans Mon entreprise, onglet Intégrations
Le fichier généré contient pour chaque collaborateur éligible : la civilité, le prénom, le nom, l'adresse e-mail, la date de naissance, et le nombre de jours à charger.
L'adresse e-mail principale renseignée dans malibou doit être identique à celle enregistrée dans Swile ou Edenred. C'est cette donnée qui est utilisée pour faire le lien entre les deux plateformes au moment de l'import du fichier. En cas de discordance, le chargement des titres-restaurants peut échouer pour le collaborateur concerné.
N'hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴