Le suivi des temps par projet est une fonctionnalité optionnelle et gratuite dans malibou. Envoyez un message à votre expert paie via le chat pour qu’il l’active pour vous ✨
⚖️ Cadre légal
Pour pouvoir bénéficier du Crédit Impôt Recherche - mécanisme du gouvernement qui, dans le but de favoriser la recherche, exonère d’impôt une partie des dépenses engagées en recherche fondamentale, appliquée et expérimentale, - les entreprises doivent justifier ces dépenses chaque année en étant capables :
- d’expliquer en quoi un ou plusieurs projets sont effectivement des projets de recherche fondamentale, appliquée ou expérimentale via un dossier
- de justifier précisément le temps consacré à chacun de ces projets : les salariés qui ont travaillé sur ces projets, combien d’heures et quel jour
C’est ensuite la part du salaire des employés correspondant au temps sur ces projets qui sert d’assiette pour le calcul du Crédit Impôt Recherche.
📽️ Comment paramétrer mes projets dans malibou ?
Une fois que votre expert paie a activé le temps par projet pour votre entreprise, vous allez voir apparaitre une nouvelle page dans la section “Membres” de votre menu administrateur : “Projets”.
Dans cette page vous pouvez à tout moment visualiser les projets existants et créer de nouveaux projets.
Les personnes qui sont référent RH au sein de votre entreprise ont également accès à cette page, ça leur permet de suivre et mettre à jour les projets de leur équipe.
Vos projets ont les caractéristiques suivantes :
Un nom et un code
- utiliser plusieurs fois le même code peut vous permettre par exemple de suivre du temps sur plusieurs phases d’un même projet
- le code peut également être un moyen pour vous de relier un projet avec vos identifiants internes
Un type : recherche ou autre
- “Recherche” vous permet d’identifier facilement le temps consacré à des projets de recherche
- “Autre” vous permet de suivre le temps passé sur des tâches internes comme la synchronisation ou le management, et de facilement le distinguer du reste
La liste des collaborateurs qui peuvent déclarer du temps sur le projet
- Vous pouvez les sélectionner parmi la liste de tous les membres dans malibou
- Ils pourront déclarer du temps sur le projet en question entre la date de début et la date de fin du projet
Une couleur
Pour retrouver plus facilement vos projets
Les dates de début et de fin du projet
- la date de fin du projet est optionnelle, le projet devient inactif une fois cette date passée : plus personne ne pourra déclarer du temps sur ce projet
- la date de début est obligatoire : elle s’applique à tous les collaborateurs associés au projet
🗒️ Comment déclarer du temps sur des projets ?
Lorsqu’un membre dans malibou a été attribué à un ou plusieurs projets, il peut facilement déclarer son temps depuis son espace salarié de la manière suivante :
- Dans la section “ Temps de travail” du menu il trouvera une page “Temps par projet”
- Depuis cette page il peut facilement passer d’une semaine à l’autre, et chaque jour répartir son temps sur les différents projets auxquels il a été assigné
- Un salarié ne peut pas déclarer du temps par projet dans le futur, mais peut à tout moment modifier ses déclarations passées.
Modifier son temps
Si la semaine est dans le passé ou en cours, le salarié peut modifier le nombre d’heures attribuées par jour et par projet. Lorsqu’il modifie ses heures, un bouton “sauvegarder” apparait en bas de la page. Il peut sauvegarder ses modifications autant de fois qu’il le souhaite sans envoyer sa feuille de temps.
Copier la semaine précédente
Si le salarié a une répartition de son temps qui se reproduit d’une semaine à l’autre, il peut en un clic copier la répartition du temps de la semaine précédente sur la semaine en cours.
S’il y a un jour d’absence sur la semaine en cours, le temps restera à 0 sur ce jour là. La répartition est copiée jour par jour.
Les indicateurs de temps par jour
Nous utilisons le temps paramétré dans les éléments contractuels du salarié pour donner des indicateurs sur le temps qu’il faut déclarer :
- L’indicateur est gris si le salarié déclare moins que le temps contractuel,
- L’indicateur est vert si le salarié déclare exactement le temps contractuel,
- L’indicateur est rouge si le salarié déclare plus que le temps contractuel
Dans les 3 cas, la déclaration n’est pas bloquée, cet indicateur permet à la personne qui va valider la déclaration de détecter plus facilement les potentielles anomalies.
Pour les salariés au forfait jour
- Il faut quand même déclarer des heures pour le Crédit Impôt Recherche
- Par défaut nous considérons que le temps maximum attendu par jour pour un forfait jour est de 8h - au-dessus l’indicateur sera rouge
- Néanmoins, comme pour les contrats en heures le salarié est libre de déclarer ce qu’il souhaite
⚠️ Ces indicateurs ne prennent pas en compte le temps déclaré dans la déclaration des temps par ailleurs : si le salarié a fait des heures supplémentaires il ne sera pas attendu qu’elles soient déclarées dans le temps par projet pour que l’indicateur soit vert.
Quels jours le salarié peut déclarer du temps sur des projets ?
Le salarié peut déclarer du temps sur une journée si :
- c’est une journée qui fait partie des jours travaillés sur son contrat de travail
- il n’a pas posé d’absence ce jour là
- cette journée n’est pas fériée
⚠️ Même si le salarié a déclaré avoir travaillé un jour habituellement non travaillé dans la fonctionnalité de déclaration des temps (un samedi par exemple), il ne pourra pas déclarer de temps sur un projet ce jour là.
Envoyer sa feuille de temps
- Une fois par mois, le salarié va recevoir un rappel pour envoyer ses feuilles de temps par projet, pour l’aider à compléter son temps au fil de l’eau
- Une fois sur une semaine donnée, le salarié peut envoyer sa feuille de temps en un clic
- Le statut sur la page permet de savoir si le temps a été envoyé et quel jour
👀 Revoir et valider le temps par projet
Dans la page d’Éléments variables “Temps de travail”, vous trouverez un nouvel onglet “Temps par projet” qui vous permet de visualiser une ligne par semaine et salarié.
Cette ligne vous permet de voir en un coup d’oeil combien d’heures le salarié a déclaré pour la semaine en question, de voir le détail de la répartition de son temps entre les différents projets.
Vous pouvez valider plusieurs lignes en un clic en utilisant la sélection sur la gauche du tableau.
Valider les semaines au fur et à mesure vous permet de suivre facilement le temps par projet.
💰 Quel est l’impact en paie du temps par projet ?
Aucun.
Le temps par projet n’a aucune incidence sur la paie, si vous souhaitez suivre et compenser des heures supplémentaires ou du travail exceptionnel il faut passer par la fonctionnalité de temps travaillé que nous pouvons activer gratuitement.
Les indicateurs journaliers sur la fonctionnalité du temps par projet a pour objectif de vous permettre de ne pas valider une déclaration qui contiendrait trop d’heures de travail.
Les salariés n’ont également pas l’obligation de déclarer l’intégralité de leurs heures travaillées sur des projets.
Au moment de la clôture de la paie, nous ne vous demanderons pas d’avoir validé le temps par projet de tous les salariés, vous pouvez le faire moins souvent que mensuellement si vous le souhaitez.
🎯 Comment faire des analyses et exports pour le CIR ?
Depuis la page qui liste tous vos projets, vous pouvez exporter le temps déclaré sur tous vos projets ou certains d’entre eux, en les sélectionnant sur la gauche du tableau.
Dans votre export vous retrouverez un niveau de détail très granulaire qui vous permettra de faire facilement tous les groupements nécessaires à vos analyses, avec une ligne contenant le nombre d’heures par :
- jour
- projet
- salarié
N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.