Suivre le temps travaillé par mes collaborateurs (en heures) – malibou

👩‍⚖️ Cadre légal

Si vos collaborateurs ont des contrats au forfait heure (mensuel ou annualisé) il est indispensable pour vous de suivre leur temps de travail :

dans le cas d’un forfait heure annualisé (modulation du temps de travail)

Vous devez suivre le temps travaillé chaque semaine pour être en capacité de vérifier à la fin de l’année que le temps de travail des semaines basses a compensé celui des semaines hautes. Pour les collaborateurs qui ont travaillés davantage que ce qui est prévu dans leur contrat de travail vous devrez compenser les heures supplémentaires.

dans le cas d’un forfait heure classique

Les heures supplémentaires sont calculées en fonction du temps de travail réalisé de manière hebdomadaire, elles correspondent au heures qui dépassent le temps contractuel de travail. Le taux de majoration des heures supplémentaires peut fonctionner par tranche et dépend de votre entreprise. Par défaut les 8 premières heures au dessus de 35h sont majorées à 25% et les suivantes à 50%. Cette compensation peut prendre la forme d’une rémunération ou de jours de repos compensateur si vous avez un accord d’entreprise dans ce sens. Pour vos collaborateurs à temps partiel la compensation prend forcément la forme d’une rémunération.

Les heures supplémentaires sont les heures au delà du temps contractuel de travail pour un contrat heure à temps plein.

Les heures complémentaires sont les heures au delà du temps contractuel de travail pour un contrat heure à temps partiel.

✏️ Compléter et valider les heures travaillées dans malibou

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Si vous n’avez pas accès à la page “Temps de travail” c’est que nous n’avons pas paramétré la gestion du temps de travail ensemble. Contactez-nous via le chat pour que nous le mettions en place en quelques minutes.

👁️ Visualiser le temps de travail

A n’importe quel moment du mois vous pouvez retrouver dans votre page “Validations > Temps de travail” les semaines complètes qui n’étaient pas incluses dans la période de paie précédente.

Dans cette page vous trouverez une ligne par :

collaborateur au forfait heure

semaine complète qui sera rattachée à la prochaine clôture de paie

malibou calcule automatiquement le nombre d’heures théoriquement travaillées, elles correspondent aux heures de travail contractuelles desquelles sont soustraits les jours d’absence.

Si par exemple un collaborateur travaille théoriquement 35h et qu’il a posé un jour de congé cette semaine là, malibou proposera par défaut une semaine de 28h de travail.

Au moment où vous faites la clôture de la paie, vous pouvez visualiser et modifier les mêmes informations dans l’étape 3 “Variables” onglet “Temps de travail”.

Si vous compensez les heures supplémentaires et complémentaires, nous aurons paramétré ensemble au préalable vos taux de majoration. Dans ce cas, les heures qui dépassent le temps de travail contractuel seront automatiquement associées au bon taux de majoration et au bon type de compensation selon vos paramétrages. Vous pouvez le voir facilement grâce à la répartition de ces heures dans des colonnes adaptées à vos paramétrages.

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Bon à savoir - nombre maximum d’heures complémentaires Le nombre d’heures complémentaires qui peuvent être compensées chaque semaine est limité à un pourcentage du temps contractuel travaillé. Par exemple : - Julien travaille contractuellement 28h par semaine - Dans son entreprise, les heures complémentaires compensées représentent au maximum 10% du temps de travail contractuel, c’est à dire 2.8h pour son contrat - La semaine A, Julien a travaillé 32h Julien sera remunéré 2.8h complémentaires pour la semaine A, même s’il a travaillé 4h de plus que son temps de travail contractuel.

🖋️ Modifier le temps de travail réalisé

Vous pouvez à tout moment et dans les deux pages modifier le temps de travail réel pour un collaborateur et une semaine donnée en changeant la valeur directement dans le tableau. La nouvelle valeur sera automatiquement sauvegardée et impactera dynamiquement la répartition des heures supplémentaires par tranches.

✅ Valider le temps de travail

Pour valider le temps de travail effectué par semaine et par collaborateur il vous suffit de sélectionner les lignes associées sur la gauche du tableau et de cliquer sur le bouton qui apparait en haut à gauche du tableau “Valider les heures sélectionnées”.

😶‍🌫️ Les cas particuliers que vous pouvez rencontrer

🏋️‍♂️ Le cas des heures additionnelles en cas d’absence

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Bon à savoir - heures de travail additionnelles en cas d’absence Si votre collaborateur a été absent pendant la semaine, les heures supplémentaires restent uniquement les heures qui dépassent son temps de travail contractuel. Si néanmoins le collaborateur a travaillé davantage que le temps de travail attendu, les heures travaillées en plus seront compensées (en rémunération ou repos selon votre paramétrage), mais non majorées. Par exemple : - Julien travaille contractuellement 35h par semaine - La semaine A, il a posé un congé et devait donc théoriquement travailler 28h - Une journée il a travaillé 2h de plus, son temps de travail réel est donc de 30h et non 28h pendant la semaine A Il n’a pas fait d’heures supplémentaires car les heures supplémentaires sont uniquement celles qui dépassent 35h, son temps de travail contractuel. Les deux heures de travail additionnel seront donc compensées sur son bulletin de salaire, mais sans majoration.

➖ Le cas des heures en moins

Si sur une semaine donnée le collaborateur déclare moins de temps de travail que le temps attendu vous serez alertés sur la ligne de validation. Votre expert paie sera également alerté au moment de la clôture. Vous pouvez le contacter via le chat pour décider ensemble si vous souhaitez faire apparaitre ces heures en moins d’une manière ou d’une autre sur la fiche de paie.

🌜 Les heures de nuit

🤝

S’il arrive que vos salariés travaillent des heures de nuit, pensez à partager les créneaux d’heure de nuit applicables à votre entreprise ainsi que le système de majoration à votre expert paie pour qu’il puisse les paramétrer.

Côté salarié, lorsqu’ils déclareront ces heures il verront grâce à un symbole lune que la plage de travail qu’ils viennent de déclarer contient des heures de nuit.

Lors de la validation des semaines travaillées, vous serez prévenus par le symbole “Attention” des différents éléments inhabituels : les heures de nuits apparaitront dans la tooltip explicative en passant votre souris sur ce symbole.

Les heures de nuit seront également visibles dans votre récapitulatif de clôture dans la colonne “heures exceptionnelles”.

👛 Modifier le type de compensation

Par défaut, le type de compensation pour tous les collaborateur est celui paramétré au niveau entreprise :

rémunération ou

repos compensateur

Si vous souhaitez faire une exception en changeant pour une semaine donnée le type de compensation des heures supplémentaires d’un collaborateur, vous pouvez le faire en utilisant les actions sur la droite du tableau.

Si ce type de compensation n’était jusque là pas utilisé pour d’autres collaborateurs, cette nouvelle configuration fera apparaitre de nouvelles colonnes pour vous permettre de visualiser la répartition des heures supplémentaires.

📆 Modifier les heures contractuelles de travail

Vous pouvez modifier les heures de travail contractuelles de vos salariés dans leur fiche salarié dans l’onglet “Contrat” section “Temps de travail”.

💡Activer le suivi des temps de travail par les collaborateurs

Vous pouvez activer le module de déclaration du temps de travail par collaborateur dans leur fiche salarié, onglet “Contrat” section “Temps de travail”.

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Si vous ne voyez pas le bouton d’activation et n’aviez jamais paramétré de suivi des temps auparavant, c’est que nous n’avions pas activé initialement ce module avec vous. Contactez-nous via le chat pour que nous le mettions en place en quelques minutes.

Ce module de suivi des temps permet aux collaborateurs de déclarer eux-même leurs heures de travail. Vous verrez le même tableau récapitulatif par semaine, mais aurez accès au détail des heures journalières, que vous pourrez valider ou modifier.

Pour plus détails sur le fonctionnement du suivi des temps côté salarié, consultez l’article Déclarer mon temps de travail dans malibou (en heures)

🏦 Impact sur la paie

Les heures supplémentaires et/ ou complémentaires que vous aurez validé au moment de la clôture dans malibou apparaitront sur le bulletin de salaire de votre collaborateur et seront rémunérées selon les majorations appliquées dans votre entreprise.

Dans le cas où vous compensez les heures supplémentaires avec des repos compensateurs le compteur sera également incrémenté en paie et visible sur le bulletin de salaire.

N’hésitez pas à nous contacter dans le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.