Afin de permettre à votre employeur de vous rembourser une dépense, il est clé de la déclarer dans malibou pour qu’il centralise les dépenses et les justificatifs.
Pour ce faire, vous aurez besoin des informations suivantes :
- La date à laquelle vous avez fait la dépense
- Le montant total de cette dépense
- Si cette dépense est soumise à la TVA, le % appliqué et le montant associé (montant visible sur votre facture)
- Le justificatif de votre dépense (par exemple une photo de votre facture, de votre titre de transport, etc.)
Accéder à vos notes de frais
Pour déclarer votre dépense, rendez vous dans la section “Mes demandes > Notes de frais” de votre menu malibou, sur la gauche de votre écran.
Dans cette page vous pouvez :
- gérer toutes vos notes de frais
- Les notes de frais approuvées par votre responsable RH
- Celles qui ont été refusées par votre responsable RH
- Celles qui sont en attente de validation de votre responsable RH
- Si votre note de frais a déjà été validée vous pouvez visualiser le détails de votre demande
- Vous pouvez accéder au justificatif de la note de frais
- Il est également possible de retrouver tous vos justificatifs dans la section “Documents” du menu
- Dans le cas où vous vous êtes trompé dans votre demande, vous pouvez la supprimer et en créer une nouvelle
- Si la note de frais a déjà été validée, rapprochez vous de votre responsable RH qui pourra la supprimer de son côté
Vous pouvez utiliser le filtre par statut en haut à droite pour toutes les voir
Vous pouvez visualiser le détails de vos notes de frais
Vous pouvez supprimer les notes de frais qui n’ont pas encore été validées
- faire une nouvelle demande de remboursement d’une dépense
Faire une nouvelle demande de dépense
Dans cette même page le bouton en haut à droite “Note de frais” vous permet de faire une nouvelle demande.
- Donner lui un nom qui vous permettra de l’identifier facilement
Choisissez le bon type de dépense en fonction de votre demande
- Hotel/ logement
- Repas
- Indemnité kilométrique
- Transport
- Équipement
- Services
- Autres
- vous pouvez mettre dans cette catégorie les remboursement partiels de frais téléphonique personnels. Dans ce cas pensez à préciser le % remboursé (maximum 50%) en commentaire.
- Ajouter un justificatif qui prouve que votre dépense a eu lieu (obligatoire légalement dans le cas des notes de frais) → grâce à ce justificatif, nous allons compléter automatiquement les champs suivants. Il est néanmoins important que vous vérifiez leur contenu 🙂
Renseignez le montant total de la dépense
- dans le cas d’un remboursement au réel, ce montant doit correspondre au montant total sur votre justificatif
- dans le cas de frais kilométriques, le gouvernement met à disposition un système de calcul du montant à rembourser en fonction des kilomètres que vous souhaitez vous faire rembourser et de votre type de véhicule. Vous pouvez faire ce calcul facilement depuis ce site
NB : selon la politique de votre entreprise, vous pouvez décocher la case “remboursement total”, pour vous faire rembourser un montant inférieur au montant total de la dépense.
Renseignez le montant associé à chaque taux de TVA
Si la TVA s’applique sur votre dépense, il vous faut demander un justificatif qui détaille la TVA lorsque vous faites la dépense.
Si votre dépense a été faite en France
- Sur votre facture vous retrouverez le montant associé à chaque taux de TVA (il peut exister un ou plusieurs taux de TVA appliqués sur la même facture)
- Remplissez dans les champs pertinents le montant associé à chaque pourcentage, visible sur la facture (les % de TVA en vigueur en France sont 5.5%, 10% et 20%)
- Ces montants doivent être inclus dans le montant total que vous avez déclaré plus haut
Si votre dépense a été faite ailleurs en Europe
- Si vous êtes dans ce cas, cochez le switch “Dépense à l’étranger”. Comme les taux TVA diffèrent d’un pays à l’autre, cela vous permettra de déclarer d’autres taux de TVA que les taux en vigueur en France
- Dans le champ “Taux de TVA applicable” renseignez le % de TVA indiqué sur votre facture
- Dans le champs à sa droite indiquez le montant associé à ce %, également indiqué sur votre facture
- Selon vos besoins vous pouvez ajoutez des nouveaux % avec le “+ Ajouter un autre % de TVA” juste en dessous des champs existants. Vous pouvez également supprimer un champs en cliquant sur le “-” à droite du champ
- Renseignez la date à laquelle la dépense a eu lieu
- Vous pouvez ajouter un commentaire si vous le souhaitez, il permettra à la personne qui valide votre note de frais de mieux comprendre dans quel cadre la dépense a eu lieu.
Cliquez ensuite sur “Ajouter” : l’administrateur de votre compte malibou recevra votre demande et pourra la valider ou la refuser.
Cas des déjeuners d’équipe Lorsque vous déposez une note de frais de type déjeuner, vous pouvez y ajouter les autres membres de l’entreprise qui ont participé au déjeuner.
Le remboursement de vos dépenses
Si votre dépense est validée (vous pouvez suivre son statut dans votre page “Note de frais”) votre employeur peut décider de vous la rembourser de deux manières différentes :
- detin de salaire
- Soit il vous rembourse en dehors de votre salaire mensuel : vous pourrez recevoir un virement en cours de mois
N’hésitez pas à nous contacter à l’adresse support@malibou.co si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.