Besoin d’un outil pour mieux préparer et retrouver l’historique de vos échanges 1-1 ? Vous pouvez désormais le faire avec malibou 🌴, on vous explique comment :
🤝 Pourquoi organiser des échanges 1-1 ?
Un échange 1-1 est un échange organisé de manière ponctuelle ou récurrente entre deux salariés. Par exemple :
- Un échange hebdomadaire ou mensuelle entre manager et managé
- Une session ponctuelle pour partager des retours sur une collaboration, la conduite d’un projet, etc.
Dans tous les cas, ce sont des échanges clés pour renforcer la collaboration, la confiance et le suivi dans le temps.
L’échange 1-1 entre manager et managé sert par exemple à suivre le niveau de motivation, s’aligner sur les objectifs et pouvoir proposer de l’aide de manière fréquente pour assurer l’atteinte des objectifs en tant qu’équipe.
Avoir un moyen simple de préparer ces échanges permet d’améliorer leur qualité et de retrouver facilement l’historique des discussions.
🖍️ Comment initier un échange 1-1 ?
En tant qu’utilisateur de malibou, vous pouvez initier un échange 1-1 avec tous les membres de votre entreprise.
Lorsque vous êtes l’initiateur de l’échange vous définissez les sujets qui devront être préparés en amont de l’échange par la personne avec qui vous organisez l’échange. Si au contraire c’est à vous de préparer l’échange, c’est votre interlocuteur qui doit l’initier.
Pour initier un échange 1-1 rendez-vous dans la section “Entretiens” > “Échanges 1-1” du menu, puis cliquez sur “Créer un échange 1-1”.
👩💼 Choisissez votre interlocuteur
Par défaut, si vous initiez l’entretien, vous êtes responsable de l’échange : ça sera à votre interlocuteur de préparer l’échange à chaque occurence, vous pourrez ensuite voir et commenter les réponses partagées.
Dans cette première étape vous devez simplement :
- nommer votre échange : ce nom sera visible par vous et votre interlocuteur
- choisir le membre de l’entreprise avec qui vous souhaitez faire cet échange
- définir la fréquence de l’échange : ponctuel, mensuel ou hebdomadaire.
❓ Définissez les questions de préparation de l’entretien
Pour préparer votre entretien nous vous proposons un modèle de questionnaire que vous pouvez modifier en supprimant, ajoutant ou modifiant des questions existantes.
Une fois l’entretien lancé, vous pourrez ajouter des questions ponctuellement sur chaque entretien pour ajuster le contenu de votre discussion chaque semaine.
🚀 Lancez votre échange
Une fois votre échange lancé :
- votre interlocuteur va recevoir un email qui l’informe qu’il peut préparer l’entretien
- une fois sa préparation terminée il pourra vous la partager
- vous pourrez ensuite lors de votre échange commenter les réponses et écrire le compte rendu de l’échange
Une fois l’échange terminé pensez bien à le finaliser dans malibou. Si l’échange est récurrent le fait de le “terminer” créera automatiquement la préparation de l’entretien suivant.
☕ Comment faire mon premier échange 1-1 avec malibou ?
Rendez-vous dans la page “échanges 1-1” où vous retrouverez :
- les échanges que vous avez initiés, pour accéder aux préparations des personnes de votre équipe
- les échanges à préparer, c’est à dire les échanges initiés par d’autres membres de l’entreprise et pour lesquels vous devez répondre aux questions de préparation
Les étapes de l’échange sont les suivantes :
- La première personne prépare l’entretien en amont puis partage sa préparation. Si elle n’a pas le temps de préparer en amont elle peut toujours partager des réponses vides qu’elle complètera avec le manager pendant l’entretien.
- (optionnel) Le manager relit la préparation et ajoute des commentaires : soit en amont de l’entretien soit directement pendant l’échange.
- Enfin lors de l’échange 1-1, la page sert de support aux deux interlocuteurs : les deux personnes peuvent éditer leurs réponses en même temps. La personne qui a initié l’entretien peut compléter le compte rendu.
Pensez bien à terminer l’échange pour pouvoir préparer le suivant.
🟣 À quelle fréquence les échanges 1-1 sont créés ?
Un nouvel échange 1-1 est créé à chaque fois que vous terminez un échange récurrent.
La fréquence définie au moment de la création de l’échange ne génère pas automatiquement de nouveaux échanges. Ce fonctionnement vous permet dans les faits de créer un échange 1-1 pour la fréquence de votre choix et de ne pas avoir d’échange 1-1 vides dans malibou les semaines ou vous ne pouvez pas faire l’échange.
❓ Comment ajouter des questions à un échange 1-1 ?
Une fois l’échange 1-1 initié, vous aurez toujours un échange en cours de préparation. Sur cet échange qui n’est pas encore terminé, vous pouvez ajouter des questions dans la colonne d’actions. Ces questions ne seront ajoutées que pour l’entretien en cours, vous pouvez ajouter des questions différentes chaque semaine.
N’hésitez pas à nous contacter à l’adresse support@malibou.co si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.