Votre employeur est dans l'obligation légale de rembourser au moins 50 % de votre abonnement de transport en commun pour vos trajets domicile-travail. Voici comment gérer vos demandes de frais de transport directement dans malibou.
1️⃣ Accéder à vos demandes de frais de transport
Rendez-vous dans la section "Éléments de paie" de votre profil salarié, puis cliquez sur l'onglet "Transports".
Vous retrouvez ici l'ensemble de vos demandes de frais de transport, avec pour chacune :
- son nom (le libellé que vous avez renseigné)
- son statut : en attente de validation, validée, ou refusée
- le montant pris en charge par votre employeur
💡 Bon à savoir : votre employeur peut également créer une demande de frais de transport directement pour vous. Vous recevrez alors un email de notification.
2️⃣ Faire une nouvelle demande de frais de transport
Pour soumettre une nouvelle demande, cliquez sur "+ Nouvelle demande" depuis l'onglet Eléments de paie de votre profil salarié ou bien depuis votre tableau de bord salarié.
Renseignez les informations suivantes dans le formulaire :
- Nom du frais : un libellé pour retrouver facilement votre demande (ex : "Navigo mensuel")
- Type de transport : le mode de transport utilisé (transports en commun, vélo, etc.)
- Fréquence :
- Ponctuel : la demande couvre un besoin ponctuel intervenu une fois uniquement
- Mensuel : la demande sera automatiquement reconduite chaque mois
- Montant total : le coût total de votre abonnement
- Part employeur : le pourcentage pris en charge par votre entreprise (50% minimum pour les transports publics)
Une fois soumise, votre demande est transmise à votre administrateur par email. Elle apparaît avec le statut "En attente de validation" jusqu'à ce qu'il la valide ou la refuse.
Vous recevrez un email de notification dès que votre administrateur aura traité votre demande.
⚠️ Vous ne pouvez pas supprimer une demande qui a déjà été intégrée dans une paie.
3️⃣ Ajouter un justificatif à une demande de frais
Il vous est possible d’ajouter le justificatif au moment de la création de la demande, ou bien dans un second temps.
Pour cela il vous suffit d’aller sur la demande de frais concernée, puis cliquer sur uploader votre justificatif.
Si votre justificatif couvre plusieurs mois (par exemple un abonnement annuel), indiquez la date de début et la date de fin de validité du justificatif : il sera automatiquement associé à tous les mois correspondants, sans que vous ayez à le soumettre plusieurs fois.
4️⃣ Visualiser mes justificatifs
Pour visualiser tous vos justificatifs, rendez-vous dans vos Documents (depuis le menu). Vous pourrez tous les exporter en un clic.
5️⃣ Le remboursement de vos dépenses
Une fois votre demande validée par votre administrateur, le montant pris en charge par votre employeur apparaît directement sur votre bulletin de salaire du mois concerné, en tant que remboursement de frais.
Si votre abonnement est mensuel, votre demande validée est automatiquement reconduite le mois suivant : vous n'avez qu'à mettre à jour votre justificatif si nécessaire.
Pour toute question, n'hésitez pas à nous contacter via notre formulaire. Nous serons ravis de vous répondre 🌴.