Vous souhaitez lancer une campagne d’entretiens auprès de tout ou partie de vos salariés ? Rien de plus simple avec malibou, on vous explique la marche à suivre.
Le principe de la campagne d’entretien est que tous les employés inclus dans cette campagne doivent individuellement préparer un entretien avec une autre personne de l’entreprise (généralement leur manager).
Toutes les personnes incluses dans la campagne préparent cet entretien à partir du même questionnaire. Une fois la campagne lancée :
- les collaborateurs préparent l’entretien en répondant au questionnaire ;
- le responsable de la revue (souvent le manager) visualise la préparation et peut commenter ;
- lors de l’entretien, le responsable de la revue complète le compte rendu.
👩⚖️ Le cadre légal des entretiens obligatoires
Il y a principalement deux types d’entretiens obligatoires à mettre en place par l’employeur :
L’entretien professionnel (tous les 2 ans): Rendez-vous obligatoire entre le salarié et l’employeur pour évoquer les perspectives d’évolution et les formations. Il est également requis au retour de certains congés salariés.
L’entretien de forfait jour (tous les ans) : Rendez-vous individuel obligatoire, imposé par la loi, permettant à l'employeur d'évaluer notamment la charge de travail des salariés en forfait jours.
➡️ malibou vous propose des modèles d’entretiens pour vous faire gagner du temps tout en vous assurant de respecter le cadre légal de ces entretiens.
Vous pouvez également utiliser le module d’entretien de malibou pour créer des campagnes non obligatoires : entretiens d’évaluation annuelle, entretien de feedback manager…
🌴 Lancer et suivre une campagne d’entretiens dans malibou
🤸♂️ 1/ Créer une campagne d’entretiens
👉 En tant qu’administrateur, rendez-vous sur la page “Campagne” dans votre menu de gauche.
Cette page vous permet d’accéder aux campagnes déjà créées et d’en créer une nouvelle:
- soit en dupliquant une campagne existante que vous pourrez ensuite modifier
- soit en créant une nouvelle campagne de 0 grâce au bouton en haut à droite “Nouvelle campagne”
La création d’une campagne se fait en 4 étapes :
- Configurer la campagne : définissez le nom et le type d’entretien concerné. Le type vous permettra de retrouver plus facilement vos campagnes et de mieux analyser les campagnes passées.
- Sélectionner les participants :
- Vous pouvez choisir d’intégrer tous les collaborateurs dans la campagne ou seulement certains d’entre eux.
- Par défaut, le responsable RH de chaque collaborateur sera responsable de la revue. Vous avez la main pour désigner un autre responsable au besoin.
- Si le collaborateur n’a pas de responsable RH et que vous ne lui avez assigné personne, l’administrateur qui crée la campagne sera responsable de la revue.
- Définir votre questionnaire :
- Vous pouvez utilisez une trame de questionnaire en fonction du type d’entretien que vous souhaitez réaliser ou bien partir d’un modèle vierge.
- Entretien annuel de forfait jour
- Entretien annuel d’évaluation
- Entretien professionnel
- Entretien professionnel des 6 ans
- Entretien professionnel de retour au travail
- Entretien de départ
- Les types de réponses possibles sont
- du texte
- une sélection parmi différentes options prédéfinies
- une échelle (curseur)
Les trames d’entretiens disponibles
- Activer l’évaluation des objectifs pour la campagne (optionnel):
- Lorsque vous configurez le questionnaire, vous pouvez activer l’“Évaluation des objectifs” (disponible si le module Objectifs est activé sur votre entreprise, sinon contactez votre expert paie 💬).
- Une fois l’option activée, vous pouvez choisir les objectifs à évaluer dans la campagne:
- La ou les fréquences d’objectifs à inclure (ex: annuel, trimestriel etc.)
- La période d’évaluation à prendre en compte (selon la même logique que celle proposée dans le module Objectifs).
- Vous pouvez aussi décider de faire une campagne uniquement d’évaluation des objectifs en activant l’évaluation et en sélectionnant “Pas de questionnaire” dans le modèle du questionnaire.
➡️ Pour un entretien annuel, vous pouvez ainsi décider d’évaluer les objectifs annuels en cours. Il faut pour cela avoir bien créé des objectifs sur les fiches salariés dans malibou ! 🔗 Article sur la création d’objectifs
- Sauvegarder votre campagne : Suite à la sauvegarde vous pourrez toujours faire des modifications, seul le lancement de la campagne fige le questionnaire et les participants.
🚀 2/ Lancer ma campagne d’entretiens
Pour lancer votre campagne rien de plus simple : rendez-vous dans la page “Campagnes”, puis lancez la campagne:
- Lorsque vous placez votre curseur sur la ligne de l’entretien : une fusée apparait à droite de la ligne, cliquez dessus pour lancer votre campagne
- Ou vous pouvez aussi cliquer sur les “…” dans la colonne actions à droite de la ligne et cliquer sur “lancer”
Le lancement sera alors immédiat:
- tous les collaborateurs inclus dans la campagne recevront un email (personnalisable) pour répondre aux questions de l’entretien.
- Ils pourront retrouver cet entretien dans la page “entretien” sur leur profil utilisateur.
🚂 3/ Suivre l’avancement de ma campagne
Une fois votre campagne lancée vous pouvez accéder à la page “Détail de votre campagne” en cliquant sur “voir la campagne”.
Vous retrouverez dans cette page
- les informations clés de votre campagne (nom, type, description, date de lancement)
- l’avancement de la campagne (nombre d’entretiens à préparer, en cours, terminé)
- un tableau listant tous les entretiens au sein de cette campagne. Vous pouvez filtrer ce tableau par statut ou par participant, et rechercher un entretien en particulier.
C’est aussi depuis cette page que vous pourrez exporter les résultats de la campagne après sa clôture.
📩 Relancer les participants par email
Depuis ce tableau, vous avez la possibilité d'envoyer des relances par email dans la colonne "Actions" à droite de chaque ligne :
- "Relancer le collaborateur" : disponible si le collaborateur n'a pas encore partagé ses réponses ;
- "Relancer le responsable" : disponible si le collaborateur a partagé ses réponses mais que l’évaluateur n'a pas encore terminé l'entretien.
Les relances ne sont pas disponibles pour les entretiens dont le statut est "Terminé".
👥 Modifier le responsable de revue
Vous avez également la possibilité de modifier le responsable de revue d'un entretien directement depuis cette page, via l'action "Modifier les responsables".
Depuis cette modale, vous pouvez désigner jusqu'à deux responsables de revue par entretien : le responsable principal (généralement le manager direct) et un responsable secondaire (par exemple le N+2 ou un membre de l'équipe RH) qui aura les mêmes droits que le principal.
✍️ Faire signer les entretiens
Une fois les entretiens terminés, vous pouvez les envoyer pour signature depuis cette même page. 🔗 Consultez l'article dédié à la signature des entretiens
👀 4/ Visualiser le contenu d’un entretien
Depuis la page de détail de votre campagne, vous pouvez pour chaque entretien cliquer sur “voir l’entretien” afin d’accéder au contenu.
En tant qu’administrateur vous ne pouvez pas modifier son contenu, mais vous pouvez visualiser, lorsqu’elles ont été envoyées :
- les réponses du collaborateur
- la revue du manager
- le compte rendu et la date de leur entretien physique
Cette visualisation reste disponible après la clôture de la campagne.
🔐 5/ Clôturer une campagne d’entretiens
Une fois que vous souhaitez arrêter votre campagne, ou lorsque tous les entretiens sont terminés, vous pourrez clôturer la campagne. Pour ce faire, cliquez sur “clôturer” dans les actions de la page qui liste toutes vos campagnes.
Une fois la campagne clôturée :
- Tous les entretiens qui n'étaient pas encore terminés passent automatiquement au statut "Terminé" ;
- Plus aucun collaborateur ou responsable de revue ne pourra répondre aux questions
- Vous ne pourrez plus rouvrir votre campagne
- Vous aurez accès à l’export des réponses aux questions au format CSV
- Les participants pourront toujours consulter les réponses envoyées
N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.