Skip to main content
Afin de permettre à votre employeur de vous rembourser une dépense, il est clé de la déclarer dans malibou pour qu’il centralise les dépenses et les justificatifs. Pour ce faire, vous aurez besoin des informations suivantes :
  • La date à laquelle vous avez fait la dépense
  • Le montant total de cette dépense
  • Si cette dépense est soumise à la TVA, le % appliqué et le montant associé (montant visible sur votre facture)
  • Le justificatif de votre dépense (par exemple une photo de votre facture, de votre titre de transport, etc.)

​
Accéder à vos notes de frais

Pour déclarer votre dépense, rendez vous dans la section “Mes demandes > Notes de frais” de votre menu malibou, sur la gauche de votre écran. Dans cette page vous pouvez :
  • gérer toutes vos notes de frais
  • faire une nouvelle demande de remboursement d’une dépense

​
Faire une nouvelle demande de dépense

Dans cette même page le bouton en haut à droite “Note de frais” vous permet de faire une nouvelle demande. 🗂️ Étape 1 : Informations de base
  • Donner lui un nom qui vous permettra de l’identifier facilement
  • Hotel/ logement
  • Repas
  • Indemnité kilométrique
  • Transport
  • Équipement
  • Services
  • Autres
  • Ajoutez un justificatif qui prouve que votre dépense a eu lieu
Cliquez ensuite sur « Continuer » pour passer à l’étape suivante.

Si vous avez uploadé un justificatif, malibou va l’analyser automatiquement et pré-remplir les champs de l’étape 2. Il est néanmoins important que vous vérifiez leur contenu 🙂 📝 Étape 2 : Détails de la dépense
  • Si votre type de dépense implique d’autres participants (ex. un repas d’équipe), vous pouvez ajouter les membres de l’entreprise qui y ont participé
  • Renseignez la date à laquelle la dépense a eu lieu
  • Vous pouvez ajouter une description si vous le souhaitez, il permettra à la personne qui valide votre note de frais de mieux comprendre dans quel cadre la dépense a eu lieu.
  • Si votre dépense a été faite hors de France, cochez la case « Dépense à l’étranger »
  • Dans le cas d’un remboursement au réel, ce montant doit correspondre au montant total sur votre justificatif
  • Dans le cas de frais kilométriques, le gouvernement met à disposition un système de calcul du montant à rembourser en fonction des kilomètres et de votre type de véhicule. Vous pouvez faire ce calcul facilement depuis ce site
Bon à savoirSelon la politique de votre entreprise, vous pouvez décocher la case “remboursement total”, pour vous faire rembourser un montant inférieur au montant total de la dépense.
Si la TVA s’applique sur votre dépense, il vous faut demander un justificatif qui détaille la TVA lorsque vous faites la dépense.
  • Sur votre facture vous retrouverez le montant associé à chaque taux de TVA (il peut exister un ou plusieurs taux de TVA appliqués sur la même facture)
  • Remplissez dans les champs pertinents le montant associé à chaque pourcentage, visible sur la facture (les % de TVA en vigueur en France sont 5.5%, 10% et 20%)
  • Ces montants doivent être inclus dans le montant total que vous avez déclaré plus haut
  • Si vous êtes dans ce cas, cochez le switch “Dépense à l’étranger”. Comme les taux TVA diffèrent d’un pays à l’autre, cela vous permettra de déclarer d’autres taux de TVA que les taux en vigueur en France
  • Dans le champ “Taux de TVA applicable” renseignez le % de TVA indiqué sur votre facture
  • Dans le champs à sa droite indiquez le montant associé à ce %, également indiqué sur votre facture
  • Selon vos besoins vous pouvez ajoutez des nouveaux % avec le “+ Ajouter un autre % de TVA” juste en dessous des champs existants. Vous pouvez également supprimer un champs en cliquant sur le “-” à droite du champ
Cliquez ensuite sur “Ajouter” : l’administrateur de votre compte malibou recevra votre demande et pourra la valider ou la refuser.

​
Le remboursement de vos dépenses

Si votre dépense est validée (vous pouvez suivre son statut dans votre page “Note de frais”) votre employeur peut décider de vous la rembourser de deux manières différentes :
  • Soit il vous rembourse sur votre bulletin de salaire
  • Soit il vous rembourse en dehors de votre salaire mensuel : vous pourrez recevoir un virement en cours de mois
Pour toute question, n’hésitez pas à nous contacter via notre formulaire. Nous serons ravis de vous répondre 🌴.