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Un nouveau salarié rejoint votre entreprise ? Voici les étapes à suivre pour qu’il arrive dans les meilleures conditions.

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1️⃣ Invitation dans malibou

Rendez-vous dans la page “Equipe” > “Membres” pour créer un nouveau membre dans malibou.
  • Si vous avez déjà toutes les informations du salarié à votre disposition vous pouvez les rentrer directement pendant la création pour faire la demande de DPAE (déclaration préalable à l’embauche). Pour la faire nous avons besoin du numéro de sécurité sociale, de la date et du lieu de naissance.
  • Si vous n’avez pas ces informations à votre disposition vous pouvez inviter le membre dans malibou avec un minimum d’information (prénom, nom, date de début de contrat, type de contrat et email) en choissant la case ‘Non je demanderais à malibou de lancer la DPAE plus tard”. Il vous sera toujours possible de nous la déléguer plus tard depuis la fiche salarié.
Nous vous recommandons d’utiliser l’email personnel du salarié afin qu’il puisse se connecter dans malibou pour compléter les informations manquantes avant son arrivée. Une fois dans votre entreprise, il pourra facilement modifier l’adresse email pour mettre son adresse professionnelle depuis les paramètres de son compte. Il vous suffit de cliquer sur “Ajouter” en gardant bien cochée la case “Envoyer un mail d’invitation” pour inviter le futur salarié à rejoindre malibou.
Bon à savoirÀ noter : les invitations ont une durée de validité (30 jours). Le futur salarié reçoit automatiquement un rappel par email une semaine avant l’expiration de son invitation, avec un lien pour l’accepter.Si l’invitation expire avant qu’il ait pu l’accepter, vous pouvez en renvoyer une directement depuis son profil salarié dans la page “Équipe” > “Membres”, puis en cliquant sur les actions disponibles à côté de son nom.
Une fois connecté il pourra compléter toutes ses informations personnelles depuis sa fiche salarié dans malibou.
Bon à savoirAu moment de définir la période d’essai vous avez le choix entre choisir une durée (2 mois, 4 mois) et nous vous proposerons automatiquement la date de fin, ou bien de rentrer la date de fin de votre choix Nous vous enverrons des rappels par email à l’approche de la fin de la période d’essai du salarié : un rappel 5 semaines avant la date de fin, et 2 semaines avant la date de fin Nous décalons automatiquement la date de fin de la période d’essai lorsque le salarié est absentQuelques informations sur la période d’essai

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2️⃣ Signature du contrat de travail

Une fois que votre salarié a complété toutes ses informations dans malibou, vous aurez tout à votre disposition pour créer le contrat de travail. Vous pouvez le faire signer au salarié directement depuis malibou, pour ce faire :
  • Ajoutez le contrat complété au format PDF dans la section “Documents” > “Contrat et avenants” du salarié
  • Une fois le document ajouté, vous pouvez cliquer dans les actions de la ligne sur “Lancer la signature” puis suivre les étapes pour positionner la signature
  • Lorsque les signataires auront signé le document le statut sera mis à jour au même endroit et le document initial sera automatiquement remplacé par le document signé.
Plus d’information sur la signature électronique dans malibou ici 👉 Guide - Signature électronique d’un contrat de travail Si vous avez déjà fait signer le contrat de travail en dehors de malibou, pensez à ajouter le fichier signé dans la section “Documents” > “Contrat et avenants” du salarié afin que votre expert paie ait toutes les informations importantes à sa disposition.

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3️⃣ Demande de DPAE

Si vous n’avez pas fait la demande de DPAE au moment de la création du membre, il faut bien penser à la lancer avant ou dans les jours suivants l’arrivée du salarié. Pour ce faire, une fois les informations clés complétées (numéro de sécurité sociale, date et lieu de naissance) rendez-vous dans la fiche salarié, section “Eléments contractuels” : sur la ligne “DPAE”, lorsqu’elle n’a pas encore été envoyée vous pouvez cliquer sur les “…”, puis “Lancer la DPAE”. malibou s’occupe de faire la déclaration pour vous ! 🌴 Si vous avez fait la déclaration de votre côté en dehors de malibou, vous pouvez modifier le statut de la DPAE dans la fiche contrat du salarié en cliquant au même endroit, sur “Marquer comme faite”.

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4️⃣ Ajout sur la mutuelle et prévoyance

Si votre mutuelle est Benefiz
Dans ce cas vous n’avez qu’à vous connecter une fois à malibou depuis votre interface Benefiz. A partir de là les nouveaux salariés seront ajoutés automatiquement dans Benefiz.
Connexion avec la mutuelle Benefiz
Pour les autres mutuelles, l’équipe de malibou ne peut pas ajouter un nouveau membre sur votre organisme de mutuelle et prévoyance à votre place. Pensez bien à vous connecter sur le site de votre prévoyance pour ajouter le nouveau membre de votre entreprise afin qu’il soit couvert. N’hésitez pas à contacter votre expert paie via le chat si vous avez besoin d’aide ou des questions à ce sujet.

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5️⃣ Planification de la visite médicale

Enfin, pensez bien à planifier la visite médicale qui doit avoir lieu dans les 3 mois qui suivent l’arrivée du nouveau salarié. Vous pouvez également rentrer la date de la visite et la fréquence des visites médicales dans les informations de la fiche du salarié afin de recevoir un rappel par mail au moment du renouvellement de la visite. Plus d’informations sur le rappel de la visite médicale ici 👉 Rappel de la visite médicale N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.