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⚖️ Ce que dit la loi

En France, tout employeur a l’obligation légale de prendre en charge au minimum 50 % du coût des abonnements de transport en commun de ses salariés pour leurs trajets domicile-travail (art. L3261-2 du Code du travail). Au-delà de cette obligation, vous pouvez également, de façon facultative, rembourser d’autres types de frais de déplacement dans les limites d’exonération fixées par la loi. malibou vous permet de centraliser la gestion de tous ces remboursements dans un seul outil.

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📍 Accéder aux frais de transport

Rendez-vous dans le menu dans Eléments variables > Frais de transport. Vous accédez à la liste de toutes les demandes de vos collaborateurs pour la période sélectionnée.
Il vous est également possible d’accéder aux frais de transport d’un salarié en vous rendant sur son profil salarié, onglet Eléments de paie.

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🚇 Types de frais remboursables

malibou prend en charge 4 types de frais de transport domicile-travail, correspondant aux catégories reconnues par la législation française :

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➕ Créer un frais de transport pour un collaborateur

En tant qu’administrateur, vous pouvez saisir un frais de transport directement pour le compte d’un collaborateur. Vous pouvez créer un frais depuis la page Eléments Variables > Frais de transport, ou bien depuis la fiche d’un salarié > Elements de paie. Il vous sera demandé de renseigner les informations suivantes:
  • Collaborateur(s) : sélectionnez un ou plusieurs collaborateurs
  • Mois : la période est pré-remplie avec la prochaine période de paie ouverte
  • Type de transport : choisissez entre les transports en commun ou un autre mode (véhicule personnel, forfait mobilité durable etc.)
  • Part employeur :
  • Fréquence :
  • Montant
➡️ Cliquez sur “Enregistrer” pour soumettre la demande
Bon à savoirun abonnement Navigo ; un abonnement de train complémentaire ; un forfait mobilités durables pour ses trajets à vélo.Peut-on cumuler plusieurs frais de transport pour un salarié ?Oui. Plusieurs frais peuvent être déclarés pour un même collaborateur et un même mois. Par exemple, un collaborateur peut déclarer :

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✅ Valider ou refuser une demande

  1. Depuis l’onglet Frais de transport, identifiez les demandes En attente
  2. Sélectionnez une ou plusieurs demandes
  3. Dans la barre d’actions, cliquez sur “Valider”, vous pourrez alors choisir si vous souhaitez valider ou refuser la demande.
Le collaborateur reçoit alors une notification par e-mail !

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🔔 Envoyer une relance à un collaborateur

Si un collaborateur n’a pas encore soumis ses justificatifs, vous pouvez lui envoyer un rappel directement depuis malibou. Il vous est possible de le faire depuis l’onglet associé de clôture de paie ou bien depuis la page Eléments variables > Frais de transport. Pour cela:
  1. Sélectionnez la demande concernée dans le tableau
  2. Dans la barre d’actions, cliquez sur “Rappel de justificatif”
Le collaborateur reçoit un e-mail lui demandant de compléter sa demande.

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📎 Ajouter un justificatif

Le justificatif est nécessaire pour pouvoir justifier le remboursement, notamment en cas de contrôle URSSAF. Un justificatif peut être associé à n’importe quelle demande de frais de transport.
  1. Depuis les frais de transport d’un salarié, vous pouvez cliquer sur Uploader
  2. Dans la modale, renseignez la période couverte (mois de début et mois de fin) par le justificatif et déposez le document !
Bon à savoirSi votre justificatif couvre plusieurs mois (par exemple un abonnement annuel ou semestriel), indiquez les dates de début et de fin correspondantes.Il sera automatiquement associé à toutes les occurrences de frais comprises dans cette période.
Bon à savoirenvoyez une relance au collaborateur ; si le justificatif n’est pas transmis, supprimez le frais avant la clôture de paie ; effectuez une régularisation ultérieure lorsque le justificatif aura été fourni.Que se passe-t-il en l’absence de justificatif ?

L’absence de justificatif ne bloque pas le paiement en paie.Si le frais est validé pour le mois concerné, il sera donc payé, même si le justificatif n’a pas encore été transmis. Le justificatif reste toutefois nécessaire pour justifier le remboursement en cas de contrôle URSSAF.Si votre entreprise souhaite impérativement disposer du justificatif avant le paiement :

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🗑️ Supprimer un frais de transport

La suppression est disponible pour les demandes A valider ou Refusées, tant que la période de paie est encore ouverte. Sélectionnez la demande dans le tableau et cliquez sur “Supprimer” dans la barre d’actions. La fenêtre de confirmation diffère selon la fréquence du frais :
  • Frais ponctuel : le frais sera supprimé après validation.
  • Frais mensuel : vous pouvez choisir de supprimer uniquement le mois en cours, ou toutes les occurrences futures et arrêter définitivement la récurrence.
La suppression est irréversible. Elle n’est plus possible si la période de paie est clôturée.

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📧 Notifications automatiques

malibou envoie des e-mails automatiques dans les situations suivantes :
  • Un collaborateur soumet une demande : vous recevez une notification pour vous inviter à la traiter.
  • Vous validez ou refusez une demande : le collaborateur concerné reçoit une notification avec le résultat.
N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴