❓ Avance ou acompte ?
Lorsqu’un de vos salariés vous demande de lui verser un montant en amont du versement de son salaire de fin de mois vous pouvez traiter cette demande de deux manières différentes : Un acompte sur salaire permet, à partir du 15 du mois, de payer à votre salarié le travail déjà effectué. Hors accord d’entreprise spécifique, l’acompte est de maximum 50% du salaire net et sera déduit du salaire en totalité à la fin du mois.- Tous les salariés ont droit à au moins un acompte sur salaire par mois.
- La demande d’acompte n’a pas à être motivée.
- Aucune cotisation sociale n’est prélevée sur l’acompte le jour du versement, ce traitement est fait sur le bulletin de salaire à la fin du mois.
- Vous n’avez pas l’obligation d’accepter une avance sur salaire.
- Il faut souvent plusieurs mois pour se rembourser d’une avance sur salaire.
- Seules les retenues correspondants aux prélèvements mensuels sont visibles sur le bulletin de salaire.
- Nous vous recommandons de faire signer un document au salarié pour prouver l’existence de l’avance sur salaire.
💳 Comment payer une avance ou un acompte ?
Le versement de l’avance ou de l’acompte sur salaire ne se fait pas dans malibou, vous pouvez verser le montant directement à votre salarié et nous vous recommandons de lui faire signer un document qui prouve que l’acompte ou l’avance a bien eu lieu. Une fois l’avance ou l’acompte fait, il est impératif de le déclarer dans malibou afin que nous puissions impacter automatiquement les futurs bulletins de salaire du salarié concerné.📍 Accéder aux avances et acomptes dans malibou
Les avances et acomptes de l’entreprise sont visibles dans Eléments variables > Acomptes et avances.
- Créer un acompte ou une avance à prendre en compte en paie pour le mois en cours
- Passer d’un mois à l’autre pour voir quel salarié a quel montant prélevé chaque mois et à quel acompte ou avance il correspond.
- si elle est associée à une avance ou à un acompte
- le salarié concerné
- la date à laquelle l’avance ou l’acompte a eu lieu
- le montant initial qui a été avancé au salarié
- le montant de la retenue associée (l’intégralité du montant dans le cas d’un acompte et potentiellement une partie du montant dans le cas d’une avance)
💬 Déclarer un acompte dans malibou
Pour déclarer un acompte rien de plus simple, nous avons simplement besoin du montant que vous avez versé au salarié et de la date de ce versement. Le montant sera automatiquement prélevé en net sur le prochain bulletin de salaire. Vous pouvez si vous le souhaitez ajouter le justificatif du versement de l’acompte, vous pourrez ensuite le retrouver dans les documents du salarié dans la section “Justificatifs d’acompte et avance de salaire” ou directement sur la ligne de l’acompte dans le tableau.
- Un acompte créé par un administrateur prend directement le statut Acompte à payer. Le salarié reçoit un email l’informant de la création.
- Il est possible également de marquer directement l’acompte comme payé depuis la modale s’il a déjà été versé au salarié.
- Un acompte créé par un salarié prend le statut Acompte A valider. Il vous faudra alors traiter sa demande.
☑️ Valider un acompte
Un salarié peut créer lui-même une demande d’acompte. Celle-ci apparaît avec le statut À valider et une notification est envoyée aux administrateurs.- Filtrez les déclarations au statut À valider.
- Ouvrez la demande concernée et vérifiez le salarié, le montant, la période et la retenue.
- Cliquez sur Valider ou Refuser, en ajoutant un commentaire si nécessaire.
💬 Déclarer une avance dans malibou
Lorsque vous déclarez une avance sur salaire, nous avons besoin :- du montant avancé et la date à laquelle il a été avancé
- de l’échéancier de remboursement
💳 Marquer un acompte ou une avance comme payé
Afin de bien suivre le paiement de vos acomptes ou avances, il vous est possible de marquer un acompte ou une avance comme Payé. Pour rappel ce paiement doit être fait en dehors de malibou. malibou vous propose de générer un fichier de virement pour un ou plusieurs acomptes et avances au statut À payer afin de vous simplifier leur règlement.Une fois que nous nous sommes assurés que l’avance ou l’acompte a bien été versé, il nous sera alors bien possible de prendre en compte les retenues en paie associées pour les bulletins concernés.
🔐 Contrôler les déclarations avant la clôture
La clôture de paie est bloquée s’il reste :- un acompte À valider ;
- un acompte À payer ;
- une avance À payer.