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Un de vos salariés change bientôt de contrat ? Vous pouvez facilement le refléter dans malibou pour que ça soit pris en compte en paie en suivant les étapes suivantes :

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1️⃣ Clôturer le contrat existant

Rendez-vous dans la fiche du salarié concerné, onglet Eléments contractuels, puis cliquez sur le bouton “Clôturer le contrat”. Une modale s’ouvre : renseignez les informations de clôture (date de fin, motif, et si besoin le document justificatif).
Une fois le formulaire validé, un écran de confirmation apparaît avec deux options :
  • Retourner à la fiche salarié : la clôture est enregistrée, vous pourrez demander le solde de tout compte plus tard
  • Demander le solde de tout compte : vous accédez directement à l’étape de demande du STC
La marche à suivre dépend ensuite de la situation de votre salarié:

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Avec un solde de tout compte

Si les deux contrats ne s’enchainent pas dans le temps vous devrez faire un solde de tout compte. Pour que nous puissions produire un solde de tout compte il est nécessaire que toutes les variables de paie du salarié aient été complétées et validées dans malibou. Vous n’avez pas besoin de demander le solde de tout compte immédiatement pour créer un nouveau contrat. Il vous suffit de clôturer le contrat existant et vous pourrez demander le solde de tout compte plus tard, une fois vos variables complétées. Pour demander le STC après coup : une fois le contrat clôturé, un menu d’actions apparaît à côté du contrat. Cliquez dessus et sélectionnez “Demander le STC”.
Bon à savoirPlus de détails sur comment faire un solde de tout compte ici.

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Sans solde de tout compte

Si votre salarié enchaine deux contrats de travail sans interruption et qu’il souhaite conserver son solde de congés vous n’avez pas besoin de faire de solde de tout compte. Pour ce faire :
  • 1/ Rendez-vous dans sa fiche salarié, onglet Contrat
  • 2/ Cliquez sur “Clôturer le contrat”, renseignez les informations de clôture et confirmez
  • 3/ Sur l’écran de confirmation, vous pouvez retourner sur la fiche salarié sans demander de solde de tout compte.
Vous pouvez également envoyer un message à votre gestionnaire de paie dans le chat pour lui préciser quelles variables vous souhaitez reporter sur le nouveau contrat. Il vous faudra notamment paramétrer de nouveau les variables récurrentes (frais de transport, primes, etc.) qui étaient associées à l’ancien contrat de travail. A la fin du mois votre salarié sera intégré dans la paie normalement et il n’y aura pas de solde de tout compte. Vous pouvez désormais créer son nouveau contrat.

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2️⃣ Créer un nouveau contrat de travail

Une fois le contrat en cours clôturé, le salarié sera présent dans les “Contrats passés” depuis la vue membre, et un nouveau bouton apparait dans l’onglet contrat de la fiche salarié : “nouveau contrat” Il vous permet de créer le nouveau contrat de travail de votre salarié : attention la date de début de ce nouveau contrat doit être au minimum un jour plus tard que la date de fin du contrat précédent.
Une fois le nouveau contrat créé vous pouvez passer d’un contrat à l’autre avec le sélecteur à côté du titre de la section “Contrat”. Le contrat actif est celui qui inclus la date actuelle. Le contrat que vous avez clôturé reste donc actif tant que sa date de fin n’est pas passée.

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🔄 Cas particulier : passer d’un CDD à un CDI par avenant

Lorsqu’un salarié passe d’un CDD à un CDI sans interruption entre les deux contrats, vous pouvez désormais effectuer cette évolution directement depuis le formulaire d’évolution de contrat. Ce parcours évite de clôturer le CDD et de créer un nouveau contrat.
Bon à savoirDe cette manière, l’indemnité de fin de CDD ne sera pas versée et les compteurs de soldes (CP, RTT) sont maintenus.
  1. Rendez-vous dans la fiche du salarié concerné, puis ouvrez l’onglet Éléments contractuels.
  2. Ouvrez le formulaire d’évolution de contrat.
  3. Renseignez la date effective de l’évolution, qui correspond au premier jour du CDI.
  4. Dans le champ du type de contrat, sélectionnez CDI.
  5. Complétez les autres informations nécessaires, puis validez l’évolution.
Ce parcours concerne uniquement le passage d’un CDD à un CDI sans interruption. S’il existe une interruption entre les deux contrats, vous devez clôturer le contrat existant et suivre le parcours décrit ci-dessus. N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.