Guide - Signature électronique d’un contrat de travail

Vous pouvez désormais signer vos contrats électroniquement directement depuis votre interface malibou ! En tant qu’administrateur, depuis la page d’un salarié, vous pouvez en quelques clics envoyer n’importe quel document de type “contrat” pour signature à un ou deux membres de malibou.

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1️⃣ Ajouter le document à faire signer dans malibou

Si le document que vous souhaitez faire signer n’existe pas encore dans malibou, vous pouvez l’ajouter simplement depuis l’espace du salarié concerné. Une fois dans la fiche salarié, cliquez sur l’onglet “Documents” puis dans le dossier “Contrats et avenants”. Depuis cette page vous pouvez ajouter le document que vous souhaitez faire signer.

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2️⃣ Choisir les signataires et une mention

Le salarié auquel le document est rattaché est proposé par défaut comme signataire. Vous pouvez ajouter un deuxième signataire. L’ordre des signataires correspond à l’ordre dans lequel ils recevront leur demande de signature. Pour chaque signataire, vous pouvez :

• sélectionner la personne concernée ;
• utiliser son adresse e-mail ou renseigner une adresse e-mail personnalisée ;
• ajouter une mention au-dessus de la signature ;
• laisser la signature sans mention.

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3️⃣ Placer les signatures sur le document

Une fois les signataires sélectionnés, vous devrez choisir où positionner les signatures associées sur votre document. La modale vous permet de prévisualiser le document à signer. Sélectionnez une par une les signatures sur la droite, et positionnez les directement sur le PDF à l’endroit où vous souhaitez voir figurer les signatures. Une fois que la placement vous convient, vous n’avez plus qu’à lancer la signature.

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4️⃣ Envoyer pour signature

Lorsque vous cliquez sur “Lancer la signature”, après avoir choisi les signataires et la position des signatures dans la modale :

1. Le premier signataire reçoit un e-mail de Yousign contenant un lien vers le document.
2. Une fois sa signature terminée, le signataire suivant reçoit automatiquement son e-mail.
3. Lorsque tous les signataires ont signé, le document est considéré comme finalisé.
4. Les signataires ainsi que l’administrateur reçoivent un e-mail de confirmation.

Si un seul signataire a été configuré, la demande est finalisée dès que cette personne a signé.

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5️⃣ Suivre le statut de signature

Dans la colonne dédiée à la signature, malibou affiche un badge pour chaque signataire, dans l’ordre de signature. Les badges permettent d’identifier rapidement la situation de chaque personne :

• En attente : le signataire n’a pas encore signé ;
• Signé : le signataire a terminé sa signature ;
• Échec ou erreur : la signature n’a pas pu aboutir ou la demande a été interrompue.

Placez votre curseur sur un badge pour afficher la date de signature ou le détail du statut lorsque la signature n’a pas encore été effectuée. En cas d’échec ou d’erreur, il vous est possible de renvoyer pour signature le document.

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6️⃣ Envoyer un rappel à un signataire

Vous pouvez envoyer un rappel au signataire depuis le menu d’actions du document. Le rappel est disponible depuis :

• les documents du salarié ;
• le suivi d’une campagne d’entretiens ;
• la page Documents > Signatures, lorsque celle-ci est disponible dans votre environnement.

Le rappel est envoyé uniquement au prochain signataire qui n’a pas encore signé. Un même signataire ne peut pas recevoir plus d’un rappel par heure. Pendant ce délai, l’action de rappel est désactivée et l’heure du prochain rappel possible est affichée. Depuis la page Documents > Signatures, vous pouvez également sélectionner plusieurs documents et envoyer des rappels en groupe. Les documents qui ne sont plus en attente ou dont le signataire a déjà reçu un rappel récemment sont automatiquement ignorés.

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7️⃣ Consulter les documents envoyés pour signature

Ouvrez Documents > Signatures pour retrouver l’ensemble des documents envoyés pour signature. Cette page vous permet notamment de :

• filtrer les documents par statut, période, catégorie, type ou salarié ;
• afficher les documents En cours, Tous ou Terminés ;
• consulter un document et naviguer entre les documents affichés ;
• relancer les signataires sur plusieurs documents en attente.

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8️⃣ Accéder au document signé

A partir du moment où le contrat a été signé, la version non signée que vous avez ajouté dans malibou est remplacée par la version signée du document. Vous pouvez donc accéder au document signé :

• via le mail de confirmation de la signature
• ou bien à l’endroit où vous l’avez ajouté dans malibou

N’hésitez pas à nous contacter via le chat si vous avez des questions, nous serons ravis de vous répondre 🌴.